Quando um funcionário deseja reivindicar isenção de retenção na fonte

No processo de folha de pagamento da sua empresa, você pode ocasionalmente ter um funcionário que deseja solicitar isenção de retenção na fonte. Ter os fatos o ajudará a lidar com esse processo.

O Processo de Retenção

Retenção é um termo geral para os valores retirados do pagamento dos funcionários para impostos de renda federais e estaduais e para impostos FICA (Previdência Social e Medicare). Alguns funcionários podem não ser obrigados a ter o imposto de renda federal retirado de seus salários se sua renda estiver abaixo de um determinado nível.

O IRS permite que os funcionários reivindiquem uma isenção da retenção de imposto de renda na fonte em um ano específico se ambas as situações se aplicarem:

• No ano anterior, eles tinham direito a um reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque não tinham obrigações fiscais
• Para o ano em curso, eles esperam um reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque não esperam ter qualquer responsabilidade fiscal

Alguns tipos de funcionários podem estar isentos: estudantes, trabalhadores de meio período, maiores de 65 anos e funcionários cegos.

Reivindicação de isenção de retenção a partir de 1º de janeiro de 2020

Um novo formulário W-4 já está em vigor, a partir de 1º de janeiro de 2020, para todas as novas contratações e funcionários que desejam alterar seus formulários W-4. Se um funcionário deseja solicitar isenção, ele deve escrever “Isento” no Formulário W-4 no espaço abaixo da Etapa 4 (c) e concluir as Etapas 1 e 5.

Um funcionário que deseja isenção por um ano deve dar a você o novo W-4 até 15 de fevereiro desse ano. Se um funcionário que atualmente está obtendo uma isenção de impostos espera pagar impostos no próximo ano, ele deve alterar seu W-4 até 10 de dezembro do ano atual.

Como saber se um funcionário está isento de retenção na fonte

Você só pode alterar a retenção na fonte com base na documentação fornecida pelo empregado. Até que o funcionário forneça o (s) formulário (s) correto (s), você deve continuar a reter impostos de renda federais, estaduais e locais com base nos formulários mais recentes preenchidos pelo funcionário. Você não pode acreditar na palavra do funcionário sobre o pedido de isenção.

Você (o empregador) pode precisar enviar o W-4 ao IRS para a revisão da reclamação. Você não precisa enviar o formulário, a menos que o IRS especificamente envie uma carta solicitando que você faça isso.

Mais sobre isenções de retenção na fonte

Um pedido de isenção de retenção na fonte não isenta o funcionário de pagar sua parte dos impostos FICA, incluindo o imposto Medicare adicional. Todos os impostos da FICA devem ser pagos por você, como empregador, e pelo funcionário. A retenção do empregado para a Previdência Social para no  máximo da Previdência Social, mas sua contribuição para a Previdência Social como empregador continua para todo o pagamento.

Se você acha que a isenção de retenção W-4 de um funcionário está incorreta, você não pode alterá-la, mas pode avisar o funcionário que a isenção pode ser questionada pelo IRS. Não importa o que o funcionário afirme, você deve usar apenas o formulário W-4 assinado para reter o pagamento do funcionário.

A reivindicação de isenção de imposto de renda federal não tem nada a ver com o imposto de renda estadual do funcionário e com o imposto local retido na fonte. O funcionário terá que verificar com as agências tributárias estaduais e locais para descobrir como essa isenção funciona nessas jurisdições. Conforme observado acima, até que o funcionário forneça a você os documentos assinados para o pedido de isenção de impostos estaduais ou locais, você deve continuar a reter esses impostos.

Se o funcionário quiser reivindicar isenção de retenção na fonte, mas já teve retenção de seu salário durante o ano, você não pode reembolsá-lo desse dinheiro. No tempo do imposto, você vai notificar o empregado da retenção na fonte sobre o seu formulário W-2 para o ano. O funcionário pode então reclamar o valor retido.

Por exemplo, Carlton vem até você em fevereiro e diz que deseja solicitar a isenção da retenção na fonte neste ano. Ele preenche um novo formulário W-4 reivindicando isenção, mas você já reteve $ 276 em impostos federais sobre o pagamento dele em janeiro. Ele terá que esperar para preencher sua declaração de imposto de renda e reivindicar os $ 276.

Não presuma que um estudante, trabalhador de meio período ou trabalhador sazonal estará isento de retenção na fonte. Todos os funcionários devem preencher um formulário W-4 na contratação, e esse formulário é o que o funcionário deve usar para solicitar uma isenção.

Se você receber uma carta de aprisionamento do IRS

Você não precisa entregar os formulários W-4 ao IRS, mas eles podem analisar a solicitação de isenção de um funcionário e pedir que você envie o formulário W-4 de um funcionário. Em alguns casos, se o IRS considerar que o pedido de isenção não é válido, ele pode enviar uma “carta de bloqueio” para sua empresa, junto com uma cópia para o funcionário. Uma carta de bloqueio bloqueia a retenção do funcionário com base na revisão do IRS.

Esta carta especifica o número máximo de abonos de retenção na fonte permitidos para o empregado. Depois de receber esta carta de restrição, você deve começar a usar essas informações para reter o imposto de renda federal do pagamento do funcionário, com efeito a partir da data definida pelo IRS. Você não pode alterar o valor retido na fonte até receber permissão do IRS; você não pode aceitar um novo W-4 do funcionário para alterar o valor retido na fonte.

Você também receberá uma cópia desta carta para o funcionário explicando como fornecer informações adicionais ao IRS. Você pode incentivar o funcionário a entrar em contato com o IRS para solicitar uma alteração no bloqueio.

Se você não alterar a retenção na fonte do funcionário com base na retenção na carta de bloqueio, sua empresa será responsável pelo pagamento do valor adicional de imposto que deveria ter sido retido.