No processo de folha de pagamento da sua empresa, você pode ocasionalmente ter um funcionário que deseja solicitar isenção de retenção na fonte. Ter os fatos o ajudará a lidar com esse processo.
O Processo de Retenção
Retenção é um termo geral para os valores retirados do pagamento dos funcionários para impostos de renda federais e estaduais e para impostos FICA (Previdência Social e Medicare). Alguns funcionários podem não ser obrigados a ter o imposto de renda federal retirado de seus salários se sua renda estiver abaixo de um determinado nível.
O IRS permite que os funcionários reivindiquem uma isenção da retenção de imposto de renda na fonte em um ano específico se ambas as situações se aplicarem:
- No ano anterior, eles tinham direito a um reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque não tinham obrigações fiscais
- Para o ano em curso, eles esperam um reembolso de todo o imposto de renda federal retido porque não esperam ter qualquer responsabilidade fiscal
Alguns tipos de funcionários podem estar isentos: estudantes, trabalhadores de meio período, maiores de 65 anos e funcionários cegos.
Qualquer isenção de retenção na fonte aplica-se apenas a impostos federais sobre o rendimento, não a impostos estaduais ou impostos FICA (Segurança Social / Medicare).
Reivindicação de isenção de retenção a partir de 1º de janeiro de 2020
Um novo formulário W-4 já está em vigor, a partir de 1º de janeiro de 2020, para todas as novas contratações e funcionários que desejam alterar seus formulários W-4. Se um funcionário deseja solicitar isenção, ele deve escrever “Isento” no Formulário W-4 no espaço abaixo da Etapa 4 (c) e concluir as Etapas 1 e 5.
Um funcionário que deseja isenção por um ano deve dar a você o novo W-4 até 15 de fevereiro desse ano. Se um funcionário que atualmente está obtendo uma isenção de impostos espera pagar impostos no próximo ano, ele deve alterar seu W-4 até 10 de dezembro do ano atual.
Como saber se um funcionário está isento de retenção na fonte
Você só pode alterar a retenção na fonte com base na documentação fornecida pelo empregado. Até que o funcionário forneça o (s) formulário (s) correto (s), você deve continuar a reter impostos de renda federais, estaduais e locais com base nos formulários mais recentes preenchidos pelo funcionário. Você não pode acreditar na palavra do funcionário sobre o pedido de isenção.
Se o funcionário estiver reivindicando uma isenção, veja como o formulário W-4 deve ser:
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Linha 5 – Número total de licenças – ficará em branco
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Linha 6 – Valor adicional a ser retido – ficará em branco
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Linha 7 – A reclamação de isenção – apresentará a palavra “Isento”.
Você (o empregador) pode precisar enviar o W-4 ao IRS para a revisão da reclamação. Você não precisa enviar o formulário, a menos que o IRS especificamente envie uma carta solicitando que você faça isso.
Mais sobre isenções de retenção na fonte
Um pedido de isenção de retenção na fonte não isenta o funcionário de pagar sua parte dos impostos FICA, incluindo o imposto Medicare adicional. Todos os impostos da FICA devem ser pagos por você, como empregador, e pelo funcionário. A retenção do empregado para a Previdência Social para no máximo da Previdência Social, mas sua contribuição para a Previdência Social como empregador continua para todo o pagamento.
Se você acha que a isenção de retenção W-4 de um funcionário está incorreta, você não pode alterá-la, mas pode avisar o funcionário que a isenção pode ser questionada pelo IRS. Não importa o que o funcionário afirme, você deve usar apenas o formulário W-4 assinado para reter o pagamento do funcionário.
A reivindicação de isenção de imposto de renda federal não tem nada a ver com o imposto de renda estadual do funcionário e com o imposto local retido na fonte. O funcionário terá que verificar com as agências tributárias estaduais e locais para descobrir como essa isenção funciona nessas jurisdições. Conforme observado acima, até que o funcionário forneça a você os documentos assinados para o pedido de isenção de impostos estaduais ou locais, você deve continuar a reter esses impostos.
Se o funcionário quiser reivindicar isenção de retenção na fonte, mas já teve retenção de seu salário durante o ano, você não pode reembolsá-lo desse dinheiro. No tempo do imposto, você vai notificar o empregado da retenção na fonte sobre o seu formulário W-2 para o ano. O funcionário pode então reclamar o valor retido.
Por exemplo, Carlton vem até você em fevereiro e diz que deseja solicitar a isenção da retenção na fonte neste ano. Ele preenche um novo formulário W-4 reivindicando isenção, mas você já reteve $ 276 em impostos federais sobre o pagamento dele em janeiro. Ele terá que esperar para preencher sua declaração de imposto de renda e reivindicar os $ 276.
Não presuma que um estudante, trabalhador de meio período ou trabalhador sazonal estará isento de retenção na fonte. Todos os funcionários devem preencher um formulário W-4 na contratação, e esse formulário é o que o funcionário deve usar para solicitar uma isenção.
Seu advogado dirá a você para não ajudar os funcionários a preencher formulários. Mas, se um funcionário perguntar, você pode fornecer informações para ajudá-lo a tomar uma decisão por conta própria. A publicação 505 do IRS tem um fluxograma (página 8) que pode ajudar o funcionário a ver se ele pode reivindicar isenção de retenção na fonte.
Se você receber uma carta de aprisionamento do IRS
Você não precisa entregar os formulários W-4 ao IRS, mas eles podem analisar a solicitação de isenção de um funcionário e pedir que você envie o formulário W-4 de um funcionário. Em alguns casos, se o IRS considerar que o pedido de isenção não é válido, ele pode enviar uma “carta de bloqueio” para sua empresa, junto com uma cópia para o funcionário. Uma carta de bloqueio bloqueia a retenção do funcionário com base na revisão do IRS.
Esta carta especifica o número máximo de abonos de retenção na fonte permitidos para o empregado. Depois de receber esta carta de restrição, você deve começar a usar essas informações para reter o imposto de renda federal do pagamento do funcionário, com efeito a partir da data definida pelo IRS. Você não pode alterar o valor retido na fonte até receber permissão do IRS; você não pode aceitar um novo W-4 do funcionário para alterar o valor retido na fonte.
Você também receberá uma cópia desta carta para o funcionário explicando como fornecer informações adicionais ao IRS. Você pode incentivar o funcionário a entrar em contato com o IRS para solicitar uma alteração no bloqueio.
Se você não alterar a retenção na fonte do funcionário com base na retenção na carta de bloqueio, sua empresa será responsável pelo pagamento do valor adicional de imposto que deveria ter sido retido.