O que é um plano de contingência de negócios?

Um plano de contingência de negócios é um curso de ação que será executado se ocorrer um evento inesperado que possa interromper os negócios. É um plano de backup que garante que a empresa possa continuar operando apesar de um evento adverso.

O que é um plano de contingência de negócios?

Um plano de contingência de negócios é um “plano B” ou projeto de como manter sua empresa funcionando no caso de um desastre natural, problema técnico importante ou outra interrupção imprevista.

Um plano de contingência identifica os riscos potenciais para o seu negócio e descreve as etapas que sua equipe de gestão e funcionários podem tomar se confrontados com um desses riscos. Ele ajuda a proteger a saúde e a segurança de seus funcionários após um evento ocorreu, ao mesmo tempo minimizando interrupções de negócios que podem resultar em perdas financeiras.

Um plano bem elaborado pode significar a diferença entre permanecer no mercado e encerrar suas atividades.

  • Termo alternativo: plano de continuidade

Você precisa de um plano de contingência de negócios?

Toda empresa deve ter um plano de contingência para que possa retomar suas operações o mais rápido possível após a ocorrência de um evento de interrupção. 

Um plano economizará seu tempo e dinheiro, pois você já decidiu quais recursos precisa e quais ações devem ser tomadas para manter seu negócio funcionando. Também pode aliviar parte do estresse que você provavelmente sentirá quando ocorrer um desastre. 

Em vez de se preocupar com o que deve fazer, você pode simplesmente seguir as etapas que definiu com antecedência.

Como Criar um Plano de Contingência de Negócios

A primeira etapa na criação de um plano de contingência é determinar quais riscos têm maior probabilidade de impactar seus negócios e as funções que eles impactarão. Pense em como sua empresa opera normalmente e os tipos de eventos que podem interromper suas principais atividades.

Seus riscos dependem da natureza de seu negócio e de sua localização geográfica. Por exemplo, furacões e terremotos são riscos em algumas áreas, mas não em outras. Aqui estão alguns exemplos de eventos que podem causar interrupções:

  • Danos físicos por incêndio, tempestade de vento ou outro perigo a um edifício que sua empresa ocupa
  • Danos ao maquinário ou quebra do equipamento
  • Uma interrupção prolongada da rede elétrica (eletricidade, água, gás ou telecomunicações)
  • Demissão ou ausência prolongada de funcionários-chave
  • Danos ao sistema do seu computador ou violação de dados
  • Interrupção da sua cadeia de abastecimento
  • Acesso bloqueado ao local da sua empresa

Alguns desses eventos também podem ter implicações legais. Por exemplo, todos os 50 estados, junto com DC e territórios dos EUA, têm leis que exigem que as empresas notifiquem os indivíduos cujas informações de identificação pessoal foram roubadas ou divulgadas em uma violação de dados.

Execute uma análise de impacto

A próxima etapa é conduzir uma análise de impacto nos negócios para que você possa prever os resultados potenciais de uma interrupção de uma de suas funções ou processos de negócios.

Uma análise pode ajudá-lo a estimar os impactos operacionais e financeiros de uma interrupção. Também pode ajudá-lo a reunir as informações necessárias para desenvolver estratégias de recuperação. Aqui estão alguns exemplos do potencial impacto operacional e financeiro da interrupção das funções e processos de negócios:

  • Vendas ou receitas perdidas ou atrasadas
  • Aumento de despesas, como horas extras, terceirização e custos de expedição
  • Multas regulatórias
  • Penalidades contratuais ou perda de bônus contratuais
  • Insatisfação ou deserção do cliente
  • Atraso de novos planos de negócios

Ao estimar o impacto dos eventos, certifique-se de considerar o tempo e a duração. 

Um furacão, incêndio em uma estrutura ou violação de dados podem ter um efeito maior em sua receita ou custos se ocorrer durante a alta temporada do que quando os negócios normalmente estão fracos. Da mesma forma, uma interrupção que dura um dia terá menos impacto do que uma que se estende por uma semana ou um mês.

Você pode usar os resultados de sua análise de impacto para classificar seus riscos em ordem de prioridade. Os riscos com maior potencial de impacto devem ser listados primeiro.

Uma das maneiras mais fáceis de escrever um plano de contingência é usar um modelo, que é fornecido por vários sites estaduais e locais, incluindo, por exemplo, o de Cambridge, Massachusetts.

Plano de continuidade

Depois de analisar seus riscos e estimar seus impactos, você pode começar a escrever seu plano de contingência. Você precisará de um plano para cada um dos riscos identificados. Por exemplo, suponha que seu negócio de manufatura seja altamente dependente de uma retificadora. 

Se a máquina ficou inoperante devido a danos físicos ou mau funcionamento, sua empresa pode ter que fechar temporariamente. Você esboça um plano de contingência delineando as etapas que seguirá se sua máquina ficar inutilizável. Seu plano, por sua vez, pode incluir informações de contato de duas empresas que alugam máquinas semelhantes às suas.

Ao escrever seu plano de contingência, certifique-se de identificar pessoas específicas que precisarão agir. Por exemplo, suponha que sua empresa emprega uma vendedora altamente qualificada chamada Susan, que gera 50% das vendas de sua empresa.

Se Susan deixasse sua empresa ou ficasse impossibilitada de trabalhar por um longo período, suas vendas despencariam. Você conhece um vendedor aposentado (Jim) que poderia substituir Susan temporariamente. No entanto, antes de incluir Jim em seu plano, você deve explicar as funções e responsabilidades que espera que ele cumpra e obter seu consentimento.

Depois de concluir seu plano de contingência, certifique-se de compartilhá-lo com seus gerentes e funcionários que serão responsáveis ​​por implementá-lo. Peça a opinião deles, pois eles podem pensar em um risco ou impacto potencial que você não considerou.

Exemplo de plano de contingência

Aqui está um exemplo de como uma empresa pode usar um plano de contingência.

Tom é dono da Tasty Treats, fabricante de pratos preparados congelados. A empresa gera 60% de sua receita com as vendas de pizza congelada, todas feitas em um local central.

Tom teme que seu negócio possa ser seriamente afetado se ocorrer uma catástrofe na fábrica de pizzas e ele for forçado a fechá-la. Tom acha que seus maiores riscos são incêndio, tempestade de vento, quebra de equipamento e uma queda prolongada de energia, e que todos têm uma alta probabilidade de ocorrer. Ele esboça um plano de contingência detalhado.Aqui estão os destaques.

Risco Impacto Ação imediata Ação Pós-Evento
Incêndio Vendas perdidas, clientes perdidos, despesas aumentadas Instale o sistema de sprinklers. 

Identifique locais alternativos temporários.

Relate o incidente à seguradora. Se o site não puder ser usado em 3 dias, mude para um local alternativo. 
Tempestade de Vento  Vendas perdidas, clientes perdidos, despesas aumentadas Torne a construção mais resistente ao vento. 

Identifique locais alternativos temporários. 

Relate o incidente à seguradora. Se o site não puder ser usado em 3 dias, mude para um local alternativo. 
Avaria do equipamento  Vendas perdidas, clientes perdidos, despesas aumentadas Compre um seguro contra avarias de equipamento.

Identifique recursos para reparar, substituir ou alugar equipamentos. 

Contate imediatamente a oficina. Alugue o equipamento se os reparos demorarem mais de 3 dias. 
Falta de energia Vendas perdidas, clientes perdidos Compre um seguro contra interrupções de serviços públicos . 

Compre gerador.

Opere com gerador se a interrupção durar mais de 24 horas. 

 

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