Como os períodos de pagamento são determinados?

Quando você configura um sistema de folha de pagamento para sua empresa, uma de suas primeiras tarefas é determinar a frequência com que os funcionários serão pagos. Você pode utilizar diferentes classificações de funcionários ( assalariados vs. funcionários horistas, por exemplo), e cada uma tem um conjunto exclusivo de regras. Em primeiro lugar, certifique-se de pagar da mesma forma todos os funcionários do mesmo tipo.

Uma boa compreensão dos períodos de pagamento é essencial para garantir que os funcionários sejam devidamente pagos e para manter o bom funcionamento da sua empresa. Aqui, cobrimos os princípios básicos dos períodos de pagamento, como os diferentes tipos operam e como lidar com os obstáculos potenciais da folha de pagamento.

O que é períodos de pagamento?

Um período de pagamento é um período de tempo recorrente durante o qual o tempo do funcionário é registrado e pago. Exemplos de períodos de pagamento são semanais, quinzenais, quinzenais e mensais.

• • Semanal: um período de pagamento semanal resulta em 52 contracheques por ano. Os funcionários horistas geralmente são pagos semanalmente. Às vezes, esses funcionários são pagos com uma semana de atraso. Ou seja, eles registram e entregam suas planilhas de ponto no final de uma semana e são pagos por esse tempo uma semana depois. Isso dá ao funcionário da folha de pagamento tempo para calcular o pagamento desses funcionários.
  • Quinzenal: um período de pagamento quinzenal (a cada duas semanas) resulta em 26 contracheques por ano. Alguns funcionários horistas são pagos quinzenalmente, assim como alguns funcionários assalariados.
• Semestralmente: Um período de pagamento quinzenal (duas vezes por mês) resulta em 24 contracheques por ano. Funcionários assalariados normalmente são pagos semestralmente.
• Mensal: um período de pagamento mensal resulta em 12 contracheques por ano. Quase todos os períodos de pagamento mensal são para empregados assalariados.

Salário Bruto

É importante que os empregadores e os funcionários entendam o período de pagamento ao estimar ou calcular o pagamento bruto total de um ano, uma vez que isso leva em consideração as declarações de impostos, as deduções e as expectativas de ganhos em geral.

Para funcionários assalariados, o pagamento bruto anual é simplesmente seu salário; o pagamento bruto mensal é aquele dividido por 12. Para funcionários que recebem salários por hora, o pagamento bruto é calculado multiplicando o número de horas de trabalho por seu salário por hora (mais quaisquer ajustes para horas extras).

A distinção é clara quando se considera que o pagamento bruto de um empregado assalariado será consistente de um período de pagamento para o outro, enquanto para um empregado horista, os salários em diferentes períodos de pagamento podem ser bastante variados.

Anos bissextos

Dependendo de como o empregador configurou a folha de pagamento e quando o último período de pagamento cai, alguns anos têm um período de pagamento extra. Isso é chamado de ” ano bissexto de período de pagamento ” , um fenômeno que afeta apenas os empregados assalariados que são pagos quinzenalmente, resultando em um 27º período de pagamento no ano.

Existem opções para lidar com este período de pagamento extra. Se você puder antecipar o problema e fornecer um aviso justo, poderá dividir o salário anual de um funcionário por 27, em vez de 26, ou por 53 semanas em vez de 52. Se você não conseguir perceber a tempo, pode ter que fazer alguns ajustes depois do ocorrido. Alguns empregadores simplesmente permitem o período de pagamento extra e assumem a perda na folha de pagamento.

Funcionários assalariados

Os empregados assalariados são pagos com base em um valor anual, dividido pelo número de períodos de pagamento no ano. Portanto, se seus funcionários assalariados são pagos mensalmente, o salário anual de cada funcionário assalariado seria dividido por 12.

Alguns funcionários assalariados são pagos a cada duas semanas, e outros quinzenalmente. O tempo do período de pagamento normalmente não é um problema, desde que o funcionário receba o valor total de seu salário anual.

Ao longo do tempo

Se você tiver funcionários qualificados para fazer horas extras, precisará encontrar uma maneira de rastrear e calcular o pagamento das horas extras. Os regulamentos trabalhistas exigem que o pagamento de horas extras atenda a um certo limite e que seja aplicado ao mesmo período de pagamento em que foi ganho.

A maioria dos softwares e serviços de folha de pagamento tem uma maneira fácil de calcular o pagamento regular e as horas extras.

Se você estiver fazendo sua folha de pagamento manualmente, poderá atrasar o pagamento de horas extras até o próximo período de pagamento, mas apenas para permitir tempo extra para cálculos e contabilidade – não para aplicar o pagamento de horas extras a um período diferente no qual foi ganho.

Serviços de folha de pagamento

O processo de pagamento de funcionários é caro. Leva tempo (que deve ser compensado) para realizar cálculos de pagamento, mesmo com software de folha de pagamento ou um sistema de folha de pagamento online. Esses sistemas online cobram por cheque de pagamento, e um serviço de processamento de folha de pagamento  também cobra por transação.

Existem alguns fatores que você pode levar em consideração ao decidir com que freqüência os funcionários serão pagos. Optar por períodos de pagamento mais curtos (e, portanto, pagamentos mais frequentes) provavelmente agradará seus funcionários, mas fazer pagamentos mais frequentes significa que a folha de pagamento ficará mais cara, o que pode tornar o orçamento mais difícil.

A maioria dos empregadores paga empregados assalariados em uma base mensal ou semestral, e empregados horistas em uma base semanal ou quinzenal.

Leis Trabalhistas

As leis federais e estaduais entram em jogo na determinação dos períodos de pagamento. Embora o IRS não regule a frequência dos períodos de pagamento, a maioria dos estados o faz.

Na Califórnia, por exemplo, a frequência de pagamento dos funcionários é regulamentada de acordo com a data do calendário, com regras diferentes que se aplicam a diferentes setores.

Alguns estados estabelecem disposições especiais para proteger certos tipos de funcionários, como Rhode Island, que dá aos trabalhadores de creche a capacidade de escolher a frequência com que serão pagos.

Consulte o departamento de trabalho do seu estado para obter informações sobre os regulamentos de pagamento onde você opera. 

The Bottom Line

Compreender as distinções entre os períodos de pagamento e como eles se ajustam ao seu modelo de negócios será fundamental para tomar decisões financeiras maiores.

A boa notícia é que, uma vez que você decida um método e comece a trabalhar com ele, a folha de pagamento não é tão complicada e há muitos recursos disponíveis para resolver qualquer problema que surgir.