Número de identificação fiscal, número de identificação do empregador e ITIN? Quais são as diferenças?

Você está preenchendo um formulário e é solicitado a fornecer seu “número de identificação fiscal” pessoal ou comercial. Na verdade, existem vários números diferentes que podem ser usados ​​para fins de identificação fiscal e você precisará saber as diferenças entre eles para poder fornecer o correto.

Como proprietário de uma empresa, você precisa conhecer os diferentes tipos de identificação que podem ser aceitos para diferentes fins comerciais. 

Quais são as diferenças entre uma identificação fiscal, identificação do empregador e ITIN?

O Número de Identificação do Contribuinte é um termo genérico utilizado pela Receita Federal para designar os tipos de números que permite a sua utilização para fins fiscais e de identificação.

Os números de identificação fiscal são usados ​​principalmente para rastrear pagamentos a pessoas físicas para fins de imposto de renda federal e outros impostos, mas também são usados ​​para vários fins de identificação.

Os três tipos gerais de números de identificação de contribuintes são

• Número da previdência social (SSN)
• Número de identificação de contribuinte individual (ITIN)
• Número de identificação do empregador (EIN)

O IRS também tem dois outros números de identificação de contribuintes especiais: o ATIN para adoções pendentes e o PTIN para preparadores de impostos.

Número da Segurança Social

Um número de segurança social (SSN) é o identificador mais comum para fins de identificação pessoal e fiscais. Os indivíduos devem ter um número do Seguro Social para conseguir um emprego e receber os benefícios do Seguro Social.

Os SSNs são usados ​​pelos empregadores para relatar a renda anual dos funcionários em suas declarações de imposto de renda. Eles são usados ​​para determinar a elegibilidade do Seguro Social e do Medicare e os pagamentos de benefícios e para identificar os trabalhadores para elegibilidade de trabalho por meio do sistema de Alfândega e Imigração dos EUA.

Outras vezes, um número de previdência social pode ser solicitado:

• Para abrir uma conta bancária
• Para solicitar um passaporte
• Em um pedido de empréstimo federal para estudantes
• Para se inscrever nos benefícios do Medicare e da Previdência Social
• Para se candidatar a assistência pública, incluindo seguro-desemprego
• Para verificar o crédito

Número de identificação de contribuinte individual (ITIN)

Um ITIN é para pessoas que não estão qualificadas para receber um número de seguro social ou número de identificação do empregador. Um empregador pode aceitar um ITIN de um indivíduo para fins fiscais (para preencher um formulário W-4 no momento da contratação, por exemplo).

O IRS emite ITINs para pessoas que precisam de um número de identificação fiscal para processar declarações e pagamentos de impostos.

Quem pode precisar de um ITIN:

• Um estrangeiro não residente que está preenchendo uma declaração de imposto de renda nos Estados Unidos e não tem direito a um SSN
• Um estrangeiro residente nos EUA (com base nos dias de presença nos Estados Unidos) preenchendo uma declaração de imposto de renda nos EUA e não qualificado para um SSN
• Dependente ou cônjuge de cidadão americano / estrangeiro residente
• Um dependente ou cônjuge de um titular de visto de estrangeiro não residente

ITINs são apenas para fins de declaração de impostos; o número não pode ser usado para fins de identificação. O IRS enfatiza que o ITIN NÃO é usado:

• Para autorizar alguém a trabalhar nos EUA
• Para tornar alguém elegível para benefícios do Seguro Social, ou
• Para qualificar um dependente para um Earned Income Tax Credit (EITC).

Números de identificação do empregador: quem precisa deles

Um Employer ID (ou EIN) é um número de identificação fiscal federal para empresas. Embora seja rotulado como um identificador para “empregadores”, você não precisa ter funcionários para precisar de um EIN. 6

Além de ser usado para pagar impostos de renda de negócios, uma ID de empregador é usada:

• Pelos bancos, como um requisito para a abertura de uma conta bancária empresarial
• Para um pedido de empréstimo comercial
• Por localidades como um identificador para licenças e autorizações comerciais
• Para relatar e pagar impostos federais sobre a folha de pagamento (imposto de renda federal e impostos FICA (Previdência Social / Medicare)

Tipos de negócios e números de identificação fiscal

Uma  empresa unipessoal  geralmente usa o número do seguro social do proprietário para o número fiscal da empresa. Uma vez que a empresa registra e paga impostos por meio da declaração de imposto de renda pessoal do proprietário, o SSN é o único número de identificação de contribuinte necessário.

As empresas registradas no IRS geralmente usam um número de identificação do empregador para a identidade da empresa. Um número de identificação do empregador (EIN) é usado por todos os outros tipos de negócios, mesmo se a empresa não tiver funcionários. Os bancos costumam exigir que uma nova empresa tenha um EIN antes de poder abrir uma conta bancária empresarial.

O  tipo de negócio LLC de membro único é uma exceção. Se você for o único proprietário de uma LLC, pode ser necessário usar seu Número de Seguro Social em alguns casos e seu EIN em outros. Em geral, use o seu número de seguro social para a maioria dos formulários, mas use o EIN da empresa para os formulários de impostos trabalhistas.

Como obter um número de identificação fiscal

Meu negócio precisa de um número de identificação fiscal estadual? 

Se você faz negócios em um estado, incluindo renda, contratação de funcionários ou venda de bens ou serviços , também precisará obter um número de identificação fiscal estadual para outros fins de identificação estadual, como impostos sobre vendas. Este número é emitido quando você se registra na autoridade tributária estadual.