Nota de crédito | Quando sua empresa deve usá-los

Qual é a importância de uma nota de crédito?Qual é a importância de uma nota de crédito? As notas de crédito desempenham um papel importante no processo de faturamento, embora nem sempre sejam usadas com frequência e, portanto, podem ser um pouco confusas de entender.

Neste artigo, desmistificaremos as notas de crédito para que você saiba exatamente quando e como usá-las. Orientaremos você nas informações detalhadas que devem ser incluídas sempre que você emitir uma, com exemplos úteis e modelos de notas de crédito. Também explicaremos as principais diferenças entre uma nota de crédito e uma nota de débito.

Depois de aprender como integrar essa importante ferramenta como parte do seu fluxo de trabalho de faturamento, você estará confiante em usar notas de crédito na próxima vez que surgir a necessidade.

O que é uma nota de crédito?

Todo mundo comete erros de vez em quando, e o processo de faturamento não é uma exceção. É aqui que entram as notas de crédito.

As notas de crédito são documentos legais, assim como as faturas, que oferecem a capacidade importante de cancelar uma fatura já emitida, no todo ou em parte.

A emissão de uma nota de crédito basicamente permite excluir o valor da fatura dos seus registros financeiros, sem realmente excluir a própria fatura.

Isso é significativo, porque a exclusão de faturas pode ser ilegal em países onde as empresas são legalmente obrigadas a manter trilhas de auditoria confiáveis, como Reino Unido, EUA, Austrália e Nova Zelândia.

Quando emitir uma nota de crédito?

As notas de crédito são normalmente usadas quando há um erro em uma fatura já emitida, como um valor incorreto, ou quando um cliente deseja alterar seu pedido original. Em resumo, as notas de crédito podem ser usadas em qualquer circunstância que exija que a fatura seja alterada e reemitida.

Uma nota de crédito geralmente está vinculada a uma fatura existente, mas também pode ser emitida separadamente, para ser usada em outra fatura no futuro. Novamente, lembre-se sempre de que a fatura preenchida nunca deve ser excluída. É aqui que a nota de crédito se torna uma ferramenta essencial no seu fluxo de trabalho de faturamento.

Como você emite uma nota de crédito?

Então agora você conhece as circunstâncias típicas em que pode emitir uma nota de crédito, mas como é o processo real de emissão de uma?

Se você estiver usando um software de faturamento (como o Xero), muitos desses pacotes podem emitir notas de crédito com facilidade em qualquer fatura com o mínimo de problemas.

Uma nota de crédito mostra o saldo negativo de uma fatura. Por exemplo, digamos que você tenha faturado originalmente seu cliente por uma quantia de US $ 100. Agora você deseja cancelar a fatura inteira, para emitir uma nota de crédito correspondente pelo valor negativo de – US $ 100.

Ou, digamos que você sobrecarregou acidentalmente o cliente em 50%. Nesse caso, você pode emitir uma nota de crédito parcial pela soma negativa de – US $ 50, que efetivamente corrige o saldo pendente.

Além disso, a emissão de uma nota de crédito também deve manter intacta a sequência de números da fatura. Por exemplo, se a fatura incorreta original foi a etapa um, a nota de crédito será a etapa dois e a próxima fatura emitida será a etapa três. Dessa forma, seus registros permanecem claros e organizados.

Quais informações você deve incluir em uma nota de crédito?

O formato geral de uma nota de crédito é muito semelhante ao de uma fatura ou cotação. Porém, diferentemente das faturas, o formato e a estrutura são menos rígidos.

Uma nota de crédito deve incluir todas as informações necessárias para fins administrativos e de gravação para você e seu cliente. Aqui está uma lista dos itens essenciais:

  • Data de emissão da nota de crédito

  • Número da nota de crédito

  • Número de referência de cliente

  • Termos de pagamento

  • Detalhes do contato

  • Motivo da emissão da nota de crédito

Além disso, você deve declarar claramente na parte superior do documento que é uma nota de crédito, não uma fatura, para evitar qualquer mal-entendido do lado do cliente.

Se a fatura original incluir IVA, você precisará emitir uma nota de crédito de IVA correspondente, que reflete os detalhes da fatura, incluindo o valor antes do IVA.

Aqui estão alguns exemplos de notas de crédito na forma de modelos, mostrando a aparência das suas notas de crédito.

Notas de crédito vs. notas de débito: qual a diferença?

A essa altura, você já sabe bem o que são e como elas funcionam. Mas há outro documento importante que vale a pena conhecer, que também pode estar envolvido no processo de faturamento de tempos em tempos: a nota de débito.

Também conhecida como nota de débito em alguns casos, as notas de débito são emitidas do cliente para sua empresa para solicitar que você devolva os fundos já pagos.

Os motivos para emitir uma nota de débito podem incluir o cliente recebendo produtos danificados ou incorretos ou desejando cancelar uma compra em qualquer outra circunstância. Uma nota de débito atua como uma solicitação formal do comprador ao vendedor para emitir uma nota de crédito.

Remova o aborrecimento com o oequilibrio

Ao faturar um cliente, a quantia errada acontecerá de tempos em tempos, criando areia enviando notas de crédito com o mínimo de aborrecimentos possível, o que ajudará a economizar tempo da equipe financeira quando ocorrerem erros.

O uso de um provedor de pagamentos como o oequilibrio, em conjunto com o software de faturamento automatizado, ajudará a melhorar significativamente a eficiência do seu fluxo de trabalho de faturamento.

As notas de crédito são apenas uma parte do processo de faturamento. Para descobrir tudo o que você precisa saber sobre faturamento.

As pontuações de crédito ajudam os credores a decidir se aprovam ou não os pedidos de empréstimo e a determinar quais termos de empréstimo oferecer.

As pontuações são geradas por algoritmos, usando informações de seus relatórios de crédito, que resumem seu histórico de empréstimos.

Noções básicas de pontuação de crédito

As pontuações de crédito são projetadas para facilitar as decisões para os credores. Os bancos e as cooperativas de crédito querem saber quanto de risco você pode ter como inadimplência em seu empréstimo, para que eles procurem pistas no seu histórico de empréstimos.

Por exemplo, eles querem saber se você pediu dinheiro emprestado antes e pagou com êxito empréstimos ou se recentemente parou de fazer pagamentos de vários empréstimos.

Quando você recebe um empréstimo, os credores relatam sua atividade às agências de crédito, e essas informações são compiladas nos relatórios de crédito.

A leitura desses relatórios consome muito tempo e pode ser fácil perder detalhes importantes. Com as pontuações de crédito, um programa de computador lê as mesmas informações e cospe uma que os emprestadores de pontuações podem usar para avaliar a probabilidade de reembolso.

Em vez de gastar 20 minutos pesquisando os relatórios de crédito de cada solicitante de empréstimo, analisar uma pontuação fornece aos credores uma idéia rápida e geral da capacidade creditícia do solicitante.

A pontuação de crédito também pode ser benéfica para os mutuários. Os credores são menos capazes de usar o julgamento subjetivo quando uma pontuação lhes diz a maior parte do que eles precisam saber. As pontuações não devem ser discriminadas com base na sua aparência ou no seu comportamento.

Tipos de pontuação

Você tem várias pontuações de crédito. Para cada modelo de pontuação desenvolvido, você tem pelo menos uma pontuação. A maioria das pessoas se refere à pontuação de crédito da FICO, mas você tem uma pontuação diferente para cada uma das três principais agências de crédito: Equifax, Experian e TransUnion. Ao falar sobre seu crédito, é importante entender especificamente que tipo de pontuação está sendo usada.

Tradicionalmente, a pontuação FICO é a pontuação mais popular usada para empréstimos importantes, como empréstimos à habitação e a automóveis. Independentemente da pontuação usada, a maioria dos modelos procura uma maneira de prever a probabilidade de você pagar suas contas em dia.

A pontuação de crédito da FICO analisa quanta dívida você possui, como você pagou no passado e muito mais. As pontuações variam de 300 e 850 e são compostas pelos seguintes componentes:

  • Histórico de pagamentos: 35%. Você perdeu pagamentos ou não pagou empréstimos?
  • Dívida atual: 30%. Quanto você deve e está no limite de cartões de crédito?
  • Duração do crédito : 15%. O crédito é novo para você ou você tem um longo histórico de empréstimos e reembolsos?
  • Novo crédito: 10%. Você já solicitou vários empréstimos no passado recente?
  • Tipos de crédito: 10%. Você tem uma mistura saudável de diferentes tipos de dívida: automóvel, casa, cartões de crédito e outros?

Algumas pessoas não têm histórico de empréstimos porque são jovens, nunca fizeram um empréstimo antes ou tinham cartão de crédito ou por outros motivos.

Para esses tipos de solicitantes de empréstimos, pontuações de crédito alternativas examinam outras fontes de informações para históricos de pagamentos, como contas de serviços públicos, aluguel e muito mais.

Impacto no crédito

É difícil medir a pontuação de crédito afetada por atividades específicas nas cinco categorias que compõem sua pontuação. As agências de crédito não revelam essas especificidades e, mesmo que o tenham revelado, o algoritmo é tão complexo com tantas combinações de fatores que seria difícil definir um único valor de pontuação de crédito para efetuar ou perder um pagamento.

A chave para pontuar bem a dívida atual é garantir que a maior parte do seu crédito disponível não seja utilizada. A maioria dos especialistas concorda que, se 70% ou mais do seu crédito disponível não for utilizado, sua pontuação de crédito será beneficiada, mas se houver menos disponível, sua pontuação será atingida.

Por exemplo, se você tiver dois cartões de crédito com limites de crédito de US $ 5.000, você terá US $ 10.000 em crédito disponível. Para manter uma pontuação de crédito saudável, verifique se o saldo combinado que você carrega nesses cartões não excede US $ 3.000. Isso beneficia a pontuação de crédito, pois mostra que você pode usar o crédito de forma responsável, sem se endividar.

O histórico de pagamentos e a dívida atual combinam-se para representar quase dois terços da sua pontuação, por isso é especialmente importante ter um bom desempenho nessas áreas.

As agências de crédito mantêm registros de pagamentos em atraso por sete anos e também controlam a porcentagem de pagamentos perdidos.

A idade dos pagamentos em atraso também é importante. Por exemplo, uma pessoa que fez 95% de seus pagamentos pode ser penalizada menos do que outra pessoa que fez 98% de seus pagamentos dentro do prazo.

Isso pode acontecer se todos os pagamentos em atraso da primeira pessoa tiverem de cinco a sete anos, enquanto os pagamentos em atraso da segunda pessoa ocorrerem nos últimos um a dois anos.

Idealmente, você deseja fazer 100% dos seus pagamentos dentro do prazo, mas se estiver atrasado, verifique se é uma ocorrência isolada para poder colocá-la no passado. Quanto mais o tempo passa sem mais pagamentos em atraso, mais sua pontuação será aprimorada.

Verificando seu crédito

Relatórios de crédito gratuitos das três principais agências de relatórios de crédito estão disponíveis para todos os consumidores dos EUA de acordo com a lei federal no AnnualCreditReport.com. Um relatório gratuito está disponível uma vez por ano em cada agência.

As pontuações não estão incluídas nesses relatórios. No entanto, tornou-se cada vez mais comum alguns cartões de crédito ou bancos fornecerem pontuações de crédito gratuitas apenas por serem clientes. Além disso, aplicativos móveis como CreditKarma, Mint, e outros oferecem pontuação de crédito gratuita para qualquer pessoa com uma conta – e a inscrição é gratuita. Além disso, pergunte ao seu credor a sua pontuação sempre que solicitar um empréstimo.

O acesso aos seus relatórios de crédito é importante porque às vezes eles contêm erros. Quando isso acontece, você pode perder as oportunidades que você merece.

É essencial que você corrija esses erros caso alguém esteja perguntando sobre seu crédito. Para correções sensíveis ao tempo, o resgate rápido pode aumentar sua pontuação em alguns dias .

Obtendo aprovação

Somente as pontuações de crédito não determinam se sua solicitação de empréstimo será ou não aprovada. Eles são simplesmente números gerados a partir do seu relatório de crédito e uma ferramenta para os credores usarem. Eles estabelecem padrões para os quais as pontuações de crédito são aceitáveis ​​e tomam a decisão final.

Para melhorar sua pontuação de crédito, você precisa mostrar que é um mutuário experiente e responsável que provavelmente pagará a tempo. Se você  criar seus arquivos de crédito com informações positivas, suas pontuações serão creditadas. Leva tempo, mas é possível.

 

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