Como criar um manual de políticas e procedimentos para funcionários

Mesmo que sua empresa tenha apenas um funcionário, você precisa de um manual do funcionário que inclua todas as suas políticas, procedimentos e benefícios. As políticas garantem que você está tratando todos os funcionários de maneira equitativa e justa, enquanto os procedimentos são o “como fazer” que o ajuda a executar as operações sem problemas.

Coletar tudo em um manual e exigir que seus funcionários o leiam pode tornar sua vida como chefe mais fácil e seus funcionários mais claros, contentes e seguros.

Criando um Manual do Funcionário

Seu manual deve ter várias seções, incluindo:

• Introdução
• Políticas
• Benefícios
• Procedimentos

Introdução

A introdução ao manual do funcionário deve conter mais do que apenas algumas palavras sobre a sua empresa. Ele permite que seus funcionários entendam a importância do manual e inclui uma área para que eles assinem e reconheçam que o leram. Você pode querer incluir:

• A história do seu negócio
• Sua declaração de propósito ou missão
• Uma carta de boas-vindas
• Declarações da empresa, incluindo uma declaração de emprego à vontade, oportunidades iguais de emprego, não solicitação e política contra assédio no local de trabalho

Inclua um documento de assinatura do funcionário separado do manual. Certifique-se de que todos os funcionários assinam o documento declarando que leram e compreenderam o manual. Incluir o reconhecimento no arquivo pessoal de cada funcionário.

Políticas de Funcionários

A primeira seção principal do manual do funcionário contém as políticas do funcionário. Essas políticas fornecem informações aos funcionários sobre suas expectativas em relação a eles.

Assiduidade e Pontualidade

Inclua uma seção informando que os funcionários devem estar no trabalho todos os dias e pontualmente. Defina o absenteísmo “excessivo” e o atraso “habitual”.

Pausas, horários de almoço, sala de funcionários

Os funcionários podem fazer pausas a qualquer momento ou existem intervalos específicos? Que tal almoçar? Descreva os protocolos de pausas e uso da sala dos funcionários.

Software e documentos de computador

Informe os funcionários sobre as leis de direitos autorais relacionadas aos documentos. Quais documentos não podem ser copiados? Qual software pode ser copiado? Onde estão as licenças de software e o que elas dizem?

Confidencialidade

Declare as políticas relacionadas a questões comerciais e segredos comerciais de sua empresa.

Presentes

Os funcionários não devem aceitar presentes de clientes, exceto em fichas muito pequenas.

Disciplina e rescisão

Descreva os procedimentos disciplinares, incluindo advertências, tanto escritas quanto verbais. Inclua um processo de apelação, mesmo para um pequeno escritório, para que os funcionários sintam que têm a quem recorrer. Descreva as circunstâncias em que o emprego pode ser rescindido. Quanto aviso é dado? Como as férias acumuladas são pagas?

Uso de Drogas e Álcool; Política de fumo

Declarar que o uso de drogas ou álcool nas dependências da empresa é causa de demissão imediata. 2 Você permite fumar nas dependências da empresa? se sim, onde?

Avaliações

Diga aos funcionários como e quando você conduz avaliações de desempenho.

Status do funcionário: Tempo integral, meio período

Descreva as horas semanais necessárias para o emprego em tempo integral (32? 35? 40?). Os funcionários em tempo integral têm benefícios (como seguro saúde) que os funcionários em tempo parcial não têm? Os trabalhadores em tempo parcial recebem férias pagas?

Código de vestimenta para escritórios / instalações

Você pode incluir uma declaração geral sobre a adesão às políticas de vestimenta, seja para um trabalho casual ou mais formal. E se os funcionários forem obrigados a usar uniformes específicos, quem paga por eles? Quem paga a limpeza?

Orientação e Treinamento de Novos Funcionários

Descreva o programa de treinamento e orientação no trabalho de sua empresa. O tempo de orientação é pago?

Períodos de pagamento / folhas de ponto / cheques de pagamento / horas extras

Com que frequência os funcionários são pagos? (Os períodos de pagamento podem ser diferentes para empregos assalariados e horistas.) Enfatize que as planilhas de ponto / cartões de ponto devem ser mantidas por todos os funcionários; quando eles devem ser entregues? Declare quando os funcionários têm direito a horas extras.

Estacionamento para funcionários

Descreva o seu estacionamento e quaisquer restrições ao seu uso. Os funcionários precisam de cartão de estacionamento para entrar nos estacionamentos? Como os lotes são monitorados?

Chamadas telefônicas pessoais, uso de mídia social e visitantes

Descreva suas políticas sobre visitantes e sobre o uso de mídias sociais e como fazer ligações pessoais no horário comercial.

Período probatório

É uma boa ideia incluir um período de tempo, geralmente não superior a 90 dias, durante o qual um novo funcionário é avaliado e o emprego é “temporário” ou “à vontade”. Você pode ajustar o pagamento após este período probatório para fornecer um incentivo a um novo funcionário.

Renúncias

Você poder equest. que um funcionário que pretenda demitir-se para lhe dar a antecedência mínima de duas semanas.

Dias do tempo

Descreva como e quando você notificará os funcionários se a empresa estiver fechada devido ao mau tempo. Inclua uma declaração sobre como você tratará as folgas dos funcionários devido ao clima, quando a empresa permanecer aberta.

Benefícios do empregado

Tempo livre remunerado (férias, tempo pessoal, dias de doença)

Não há lei federal que exija que você pague a um funcionário por folga, incluindo férias, tempo pessoal ou licença médica, mas alguns estados têm requisitos para conceder folga aos funcionários. 3 Existem várias maneiras de decidir como lidar com essas questões de folga. Fale com um especialista de recursos humanos ou com seu advogado.

Feriados

Nenhuma lei federal exige pagamento de férias; se sua empresa estiver fechada por um feriado, você não precisa pagar por esse tempo. Quais férias pagas vocês oferecem? Liste feriados específicos para cada ano. Você pode decidir mudar os feriados de um ano para outro, mas normalmente, você precisará manter o mesmo número.

Você deve exigir que os funcionários trabalhem no dia anterior e no dia seguinte a um feriado para receber o pagamento de férias? Você não precisa pagar feriados aos funcionários de meio período, mesmo que os funcionários de período integral os recebam.

Dever do júri

O Fair Labor Standards Act não exige pagamento por folga, incluindo serviço de júri. Alguns estados exigem que os empregadores paguem aos funcionários que são convidados a fazer parte do júri.

Folhas de Ausência

Embora você não tenha que fornecer licença remunerada de acordo com as disposições da Lei de Licença Médica da Família. mas algumas folhas são protegidas por FMLA se forem para fins específicos.

Licença Militar

Como você lidará com os funcionários chamados à ativa? Consulte este artigo sobre a Lei de Direitos de Emprego e Reemprego de Serviços Uniformes (USERRA) e converse com seu advogado sobre os requisitos do empregador.

Períodos de Espera

Os funcionários devem esperar um certo tempo para receber os benefícios? Os funcionários em estágio probatório podem começar a acumular (acumular) benefícios?

Procedimentos de Funcionário

Nesta seção, liste todos os procedimentos comuns dos quais o funcionário participa, incluindo:

• Financeira e contábil
• Processamento de folha de pagamento
• Administrativo
• Vendas
• Marketing e publicidade
• Estoque, envio e compra

Duas etapas finais

Verifique novamente com sua equipe jurídica para ter certeza de que tudo está correto e que cumpre todas as leis estaduais e federais.

Em seguida, imprima cópias do seu manual e distribua-as a todos os funcionários. Certifique-se de obter uma assinatura de todos declarando que leram e compreenderam tudo. Mantenha essas assinaturas em arquivo.