Como preencher o formulário W-9 mais fácil

Você foi solicitado a enviar um formulário W-9? A versão mais recente do formulário W-9 é mais fácil de usar porque a designação para diferentes tipos de negócios é mais fácil de descobrir. No entanto, ele ainda oferece alguns desafios e você deve tomar cuidado para concluí-lo corretamente.

O que é o formulário W-9?

O Formulário W-9 do IRS é oficialmente intitulado “Solicitação de número de identificação de contribuinte e certificação “.  Ele registra os números de identificação fiscal para trabalhadores que não são funcionários e registra o extrato da pessoa que preenche o formulário jurando que:

• • O número de identificação de contribuinte  está correto. Pode ser um número de Seguro Social ou o número de identificação do  empregador  (EIN) para uma empresa.
  • O contribuinte não está sujeito à retenção na fonte . A retenção na fonte é exigida pelos empregadores para indivíduos que não incluíram um número de identificação de contribuinte válido no Formulário W-9. A retenção na fonte foi implementada à taxa de 24 por cento em 2018.
  • O indivíduo é um cidadão dos EUA ou “outra pessoa dos EUA”.
  • Todos os códigos FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) no formulário estão corretos. Relatórios FATCA são exigidos de cidadãos norte-americanos para relatar ativos financeiros estrangeiros detidos fora os EUA

Quando é necessário um formulário W-9?

Você deve obter um formulário W-4 para não funcionários ( contratados independentes, freelancers e outros) antes de a pessoa ser contratada e antes do início do trabalho. A partir de 2020, as informações no W-9 são usadas para preencher um formulário 1099-NEC relatando a renda de não funcionários em um ano fiscal (como um formulário W-2 para funcionários).

O empregador deve incluir o número de identificação de contribuinte apropriado em cada pagamento ao não funcionário, e o total de todos os pagamentos do ano deve ser incluído no Formulário 1099-NEC que é fornecido ao trabalhador e ao IRS.

O formulário W-9 também é usado para relatar:

• Transações imobiliárias
• Juros de hipoteca
• Aquisição ou abandono de propriedade garantida,
• Cancelamento da dívida, e
• Contribuições para um IRA.

Como preencher o formulário W-9

Linha 1: Nome

Este é o nome da pessoa que está preenchendo o formulário. Deve ser o nome que consta na declaração de imposto de renda da pessoa física.

O termo  “entidade desconsiderada”  é mencionado nas instruções desta linha. Uma entidade desconsiderada é uma entidade comercial que não é separada de seu proprietário (basicamente, uma LLC de membro único ). Você verá onde isso entra em jogo na Parte II a seguir.

Linha 2: Nome da Empresa / Nome da Entidade Desconsiderada

Digite aqui se você usar um nome comercial, nome comercial ou um  nome fictício de DBA (fazendo / negócios / as) que foi registrado. Você também usaria esta linha para um nome de entidade desconsiderado.

Linha 3: Classificação de impostos federais de sua empresa 

Esta é a parte que ficou mais fácil. Marque a primeira caixa se sua empresa for uma empresa unipessoal ou uma LLC de membro único. A empresa de um único proprietário opera sob o número da Previdência Social do proprietário e não foi registrada no estado como qualquer outro tipo de negócio. Uma LLC de membro único é uma LLC com apenas um proprietário e é tributada como uma sociedade unipessoal.

Marque a caixa “LLC” se sua empresa for uma LLC com vários membros. Em seguida, você deve marcar a caixa correspondente ao status fiscal da sua LLC. Se a sua LLC não entrou com pedido de tributação como empresa C ou S, a LLC é tributada como sociedade.

Marque a caixa apropriada se sua empresa for registrada no estado e for tributada como uma empresa C, empresa S ou parceria.

Linha 4: Isenções

Esta seção descreve dois tipos de isenções.

Retenção de segurança. A maioria dos indivíduos e tipos de negócios não estão isentos de retenção na fonte, mas sua empresa pode estar isenta de retenção na fonte para determinados pagamentos se for uma empresa. Verifique com seu contador para ter certeza. O padrão é que você não está isento.

Relatórios FATCA. O IRS diz: “Esses códigos se aplicam a pessoas que enviam este formulário para contas mantidas fora dos Estados Unidos. Se você estiver enviando este formulário apenas para uma conta que possui nos Estados Unidos, deixe este campo em branco.”

Linhas 5 e 6: informações de endereço 

Preencha esta seção usando o endereço para o qual deseja que seu 1099-MISC seja enviado pelo correio.

A linha 7 é opcional.

Parte I. Número de identificação do contribuinte

Se você for o único proprietário, insira seu número de Seguro Social na Parte I, mesmo se você tiver um EIN.

Se você for o único proprietário de uma LLC (uma LLC de membro único), provavelmente é considerada uma entidade desconsiderada para fins fiscais. Essa designação parece complicada, mas se aplica apenas a LLCs de um único membro.

Em outras palavras, em quase todos os casos, você digitará seu número de seguro social pessoal, não o EIN da LLC.

Se você for proprietário (membro) de uma LLC de vários membros classificada como corporação, corporação S ou parceria, insira o EIN da empresa. (O padrão é uma parceria.)

Se o seu negócio for uma corporação, corporação S ou parceria, insira o nome de negócio EIN.

Parte II: Certificação

Você deve certificar-se de que as informações fornecidas estão corretas, especialmente no que se refere ao seu número de identificação de contribuinte, sua isenção de retenção na fonte e seu status de relatório FATCA. Se as informações não estiverem corretas ou se você incluiu informações falsas, você pode ser acusado de um crime. Leia e siga as instruções de certificação com atenção.

Não se esqueça de assinar o formulário!

Isenção de responsabilidade: o autor não é advogado ou profissional da área tributária e as informações neste artigo e neste site não se destinam a ser uma assessoria tributária ou jurídica. Consulte seu advogado ou fiscal se tiver perguntas ou dúvidas sobre este formulário.