Formulário W-4: Responsabilidade e Informações do Empregador

Basicamente, todos os funcionários que trabalham nos Estados Unidos devem preencher o Formulário W-4, que os empregadores usam para calcular o imposto de renda federal retido na fonte sobre os contracheques dos funcionários. Este artigo descreve o Formulário W-4 e o que os empregadores devem fazer se houver problemas com ele.

O que é o Formulário W-4 do IRS?

Todo funcionário que trabalha nos Estados Unidos deve preencher o Formulário W-4 do IRS quando for contratado para um novo emprego. Este formulário, denominado Certificado de Retenção do Empregado, inclui informações para o empregador usar ao calcular o imposto de renda federal retido na fonte do empregado. Também inclui planilhas para ajudar os funcionários a descobrir sua retenção na fonte.

Quando um W-4 deve ser concluído?

O funcionário deve preencher o formulário de contratação antes que seu empregador lhe dê o primeiro salário. Você (como empregador) deve começar a usar o novo W-4 no início do primeiro período da folha de pagamento que termina no 30º dia ou após a data em que o empregador o recebe.

Aqui está um exemplo: Josie lhe dá um novo W-4 em 10 de novembro; ela é paga nos dias 15 e 30 de cada mês. Você deve configurar o registro do funcionário dela e pagá-lo usando o formulário W-4 no máximo até a folha de pagamento de 15 de dezembro, porque a folha de pagamento do 30º dia é tarde demais para atender ao requisito de implementação.

Como um funcionário atualiza seu W-4?

Os funcionários podem alterar os valores retidos na fonte em um formulário W-4 a qualquer momento durante o ano, mas as alterações feitas no final do ano terão menos impacto sobre os impostos naquele ano.

Os funcionários geralmente enviam um novo W-4 para uma mudança nas circunstâncias pessoais, como casamento, divórcio ou uma mudança na renda. Se a alteração reduzir o valor retido na fonte do funcionário, ele deverá apresentá-la em até 10 dias após a ocorrência da alteração. 2 Não há limite de tempo para a permanência de um W-4 em vigor; permanece em vigor até que o funcionário o altere.

O W-4 mais atual deve ser assinado pelo funcionário e o empregador deve mantê-lo na folha de pagamento do funcionário para verificar o valor do imposto de renda federal retido na fonte.

Se um funcionário quiser fazer um ajuste em um W-4 para um bônus ou outra alteração de pagamento única, você deve avisá-lo o suficiente para que ele possa planejar que a alteração retida na fonte entre em vigor com a mesma folha de pagamento do bônus.

Por exemplo, se Joe receber um bônus de $ 3.000 em seu cheque de pagamento de 15 de dezembro, ele poderá completar um novo W-4 reduzindo a retenção na fonte apenas por esse pagamento. Em seguida, ele poderia enviar um segundo W-4 para o contracheque de 30 de dezembro para trazer a retenção na fonte de volta ao valor normal.

Posso aceitar os formulários W-4 por telefone ou e-mail?

Os empregadores não podem aceitar informações de um funcionário sobre um formulário W-4 novo ou alterado por telefone ou e-mail porque o empregador não tem como saber se a pessoa está autorizada para essa ação. A única maneira de fazer uma alteração é preencher e assinar o formulário W-4 pessoalmente ou por correio. 

E se você tiver problemas com um W-4?

Um formulário W-4 pode ser inválido por vários motivos, incluindo falta de informações necessárias, falta de assinatura ou se o formulário foi alterado. Se você acha que um W-4 não é válido, você deve continuar a reter com base no W-4 anterior. Se o formulário W-4 inválido for o primeiro, retenha como se a pessoa fosse solteira, sem mesadas.

Mudanças recentes no formulário W-4

A partir de 1º de janeiro de 2020, o formulário W-4 foi alterado para estar em conformidade com as recentes alterações da legislação tributária. Algumas das principais mudanças incluem:

• O título agora é “Certificado de retenção do funcionário”
• Não há mais licenças retidas na fonte porque as licenças estavam vinculadas a isenções pessoais. Essas isenções não podem mais ser reivindicadas
• “Chefe da família” é um novo estado civil para indivíduos que não são casados ​​e pagam mais da metade dos cuidados de uma pessoa qualificada
• Há um novo ajuste para famílias que têm vários trabalhadores, para dar uma estimativa mais precisa de retenção na fonte
• Os empregadores não podem reter uma porcentagem fixa ou quantia em dólares. Eles devem usar tabelas W-4 e IRS e métodos de retenção.

Perguntas frequentes (FAQs)

Qual é a responsabilidade do empregador quando um funcionário reivindica uma isenção em seu W-4?

Um funcionário pode alegar que está isento de retenção de imposto de renda federal se não teve nenhuma obrigação tributária no ano anterior e nenhuma prevista para o ano atual.

O funcionário deve apresentar um pedido de isenção W-4 até 15 de fevereiro do ano. Se um funcionário estava isento anteriormente e não lhe der um novo W-4 até essa data, você deve reter como se a pessoa fosse solteira sem outros ajustes. Você também pode usar um W-4 anterior (sem alegar status de isento) para o ano.

Por quanto tempo o empregador deve manter os formulários W-4 do funcionário?

Você deve manter os formulários W-4 do funcionário em seus registros por pelo menos quatro anos para verificar se está retendo o imposto de renda federal corretamente. Esses formulários, juntamente com outros formulários assinados pelos funcionários, devem estar disponíveis em formato de cópia impressa no caso de uma auditoria do IRS.

Como o cálculo de vários trabalhos afeta os cálculos W-4?

O W-4 atual possui um novo cálculo para situações em que um funcionário ou um funcionário e seu cônjuge têm vários empregos. O funcionário deve marcar a caixa “renda múltipla” na parte superior do formulário.

Em seguida, você deve usar a tabela de retenção na fonte apropriada no Formulário W-4 para o estado civil do funcionário para calcular o valor retido na fonte.