O Formulário W-3 do IRS é um formulário de transmissão de imposto resumido que deve ser apresentado às agências federais, junto com o salário anual e os formulários de impostos para os funcionários. Um formulário separado é usado para contratados independentes e outros não funcionários.
Os formulários W-3 compilam em um único documento todas as informações dos formulários W-2 que você fornece aos seus funcionários. Você usaria o formulário 1096 para resumir as informações em quaisquer formulários 1099-MISC que fornecer a não funcionários.
O que é o formulário W-3?
O formulário W-3 totaliza os dados de todos os formulários W-2 fornecidos para todos os seus funcionários. O IRS e a Administração do Seguro Social usam essas informações para rastrear o pagamento dos funcionários, incluindo salários, vencimentos, comissões e gorjetas, bem como retenção federal de seu pagamento.
Quem usa o formulário W-3?
Todas as empresas que pagam funcionários devem preencher o Formulário W-3, e aqueles que pagam contratados independentes devem preencher o Formulário 1096.
Onde obter o formulário W-3
Embora o IRS ofereça muitos formulários interativos em seu site, o Form W-3 não é um deles. Você pode baixá-lo em IRS.gov, no entanto, ou solicitar que o IRS envie os formulários para você.
Como preencher o formulário W-3
O formulário W-3 reflete as informações do formulário W-2 para as caixas de 1 a 19. Some as informações de todos os formulários W-2 e insira-as nas caixas correspondentes corretas. Por exemplo, informações da caixa 1 total para salários, gorjetas e outras remunerações de todos os formulários W-2 de seu funcionário e, a seguir, transfira o número para a caixa 1 do formulário W-3.
Você também deve incluir informações sobre o tipo de pagador e o tipo de empregador.
Formulário 1096 para não funcionários
Este formulário é o que o IRS chama de “relatório de compilação” porque totaliza todas as informações de todos os formulários 1099-MISC que você distribuiu para não funcionários. O formulário 1096 é um pouco mais complicado do que o W-3. Cada tipo de formulário 1099 deve ter seu próprio formulário 1096.
Some todas as informações nas caixas de 1 a 5 no 1099-MISC para todos os não funcionários. Você também deve marcar a caixa do tipo correto de formulário, como Formulário 1099-MISC.
O formulário W-3 pode ser arquivado por e-mail?
A legislação tributária exige que os empregadores que tenham 250 ou mais do mesmo relatório, como os formulários W-2 ou 1099-MISC, devem registrar suas informações online. Você pode fazer isso por meio do Business Services Online da SSA . Você deve primeiro se registrar no site.
Você deve registrar online se tiver 100 ou mais de cada tipo de relatório começando em 2021, e deve registrar online se tiver 10 ou mais de qualquer tipo de relatório começando em 2022.
O número de formulários necessários para exigir que as empresas se inscrevam online está diminuindo.
Para onde enviar o formulário W-3
Envie os formulários W-2 e W-3 em papel para a Administração da Previdência Social (SSA) na Administração da Previdência Social, Centro de Operações de Dados, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Envie os formulários 1096 e 1099-MISC ao IRS. O endereço de correspondência correto para transmitir este formulário ao IRS depende do seu estado. O IRS fornece uma divisão dos endereços por estado em seu site.
Faça uma cópia do Formulário W-3 e guarde-o com a Cópia D de todos os formulários W-2 que você enviar para a Administração do Seguro Social.
Como apresentar o formulário W-3
O SSA permite o arquivamento em papel e o arquivamento eletrônico, mas você só precisa preencher um formulário de transmissão W-3 se estiver preenchendo uma cópia em papel dos formulários. Inclua a Cópia A do W-3 com todos os formulários W-2 ao arquivar o formulário.
O SSA tem requisitos específicos para essas duas opções com base no número de W-2s que sua empresa está fornecendo.
| Datas de vencimento para formulários W-2, W-3, 1099-MISC e 1906 | ||
|---|---|---|
| Forma | Para | Data de vencimento |
| W-2 | Funcionários | 31 de janeiro do ano após o ano fiscal |
| W-3 | Administrador da Previdência Social | 31 de janeiro do ano após o ano fiscal |
| 1099-MISC | Não funcionários | 31 de janeiro do ano após o ano fiscal |
| 1096 | IRS | 28 de fevereiro do ano após o ano fiscal |
Esses relatórios são devidos no ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, os W-3 e W-2s vencem em 31 de janeiro de 2020, se você estiver relatando o pagamento do funcionário para 2019. Você pode solicitar uma extensão de 30 dias se precisar de mais tempo.
Verifique novamente a data no formulário que você está usando. Deve ser a data do ano fiscal que você está relatando, não a data do ano em que você preencheu o formulário.
As datas de vencimento podem mudar ano a ano se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, mas apenas por um ou dois dias.
Erros nos formulários W-3 e 1096
Você deve preencher o formulário W-2c se cometer um erro no formulário W-2 de um funcionário. Você também deve preencher um formulário W-3c corrigindo os totais se o erro afetar o resumo W-3.
Você pode corrigir o erro preenchendo um formulário corrigido designado com um X na caixa apropriada se você cometer um erro no Formulário 1099 que afete o Formulário 1096.
Principais vantagens
- O Formulário W-3 do IRS resume e totaliza todas as informações que você relatou nos Formulários W-2 de seus funcionários. É um formulário de “transmissão resumida”.
- As empresas que pagam contratados independentes devem compilar e relatar os pagamentos no Formulário 1099-MISC no Formulário 1096.
- Os formulários W-2 e W-3 são enviados à Administração da Previdência Social, não ao IRS.
- O preenchimento eletrônico desses formulários é necessário se você tiver 100 ou mais Formulários W-2 a partir de 2021, e esse número cairá para 10 em 2022.
NOTA: As leis fiscais mudam periodicamente. Consulte um profissional da área tributária para obter os conselhos mais atualizados. As informações contidas neste artigo não se destinam a aconselhamento fiscal e não substituem o aconselhamento fiscal.
