Fatos básicos sobre o formulário W-2

Um formulário W-2 é uma declaração que você deve preparar como empregador a cada ano para os funcionários, mostrando os ganhos brutos totais do funcionário, os ganhos da Previdência Social, os ganhos do Medicare e os impostos federais e estaduais retidos do empregado.

O objetivo deste formulário é fornecer ao funcionário as informações que devem ser incluídas no formulário de imposto de renda. Ele também fornece à Administração da Previdência Social e ao IRS informações para verificar a declaração de imposto de renda do funcionário.

Data de vencimento do formulário W-2

Há duas coisas que você deve fazer com um formulário W-2:

Dê-o aos funcionários até ao final de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Se você estiver relatando a renda de funcionários para 2019, deve fornecê-lo a eles até 31 de janeiro de 2020.

Envie formulários W-2 para todos os funcionários para a Administração da Segurança Social (SSA) até a mesma data (31 de janeiro do ano após o ano fiscal).

O prazo é o mesmo para dar o W-2 aos funcionários e protocolá-lo no SSA. Esse é um bom motivo para fornecer aos funcionários seus formulários no início de janeiro, para que possam localizar e corrigir os erros antes de preencher.

Partes do formulário W-2 

Um formulário W-2 é um formulário com várias partes:

  • A cópia A vai para a Administração da Previdência Social
  • A cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
  • A cópia B é para preencher a declaração de imposto de renda federal do funcionário
  • A cópia C é para os registros do funcionário
  • A cópia 2 é outra cópia para uma cidade, estado ou localidade
  • A cópia D é para os registros do empregador

Onde posso obter os formulários W-2? 

Você não pode simplesmente copiar o formulário W-2 da Internet. A cópia A do formulário é impressa em papel especial. Você deve usar os formulários oficiais. Você pode obter os formulários W-2 oficiais em uma loja de cópias, em alguns programas de software de impostos (procure a versão para pequenas empresas) ou no seu preparador de impostos.

Como faço para preencher os formulários W-2 na Previdência Social?

Você pode preencher os formulários W-2 de duas maneiras:

Por carta. Você pode enviar as cópias impressas do SSA para os W-2s para todos os funcionários. Se você arquivar por correio, precisará incluir um formulário W-3, um formulário de transmissão que mostra os totais de todas as caixas do formulário W-2.

O endereço para preencher os formulários W-2 e W-3 é “Administração da Previdência Social, Centro de Operações Diretas, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.”

Conectados. O SSA incentiva os empregadores a fazerem o arquivo online. Você pode usar o site Business Services Online do SSA (você precisa se registrar primeiro). Se você registrar W-2s online, não será necessário incluir o formulário W-3.

Você deve registrar online se tiver 250 ou mais formulários W-2 para arquivar.

Este requisito de preenchimento online está mudando nos próximos anos:

  • Começando com o  ano fiscal de 2021, se sua empresa tiver 100 W-2s para registrar , você deve fazer o registro online.
  • Para  os anos fiscais posteriores a 2021, se sua empresa tiver 10 ou mais W-2s para registrar, você deve registrar online.

Quais informações eu preciso para preencher os formulários W-2?

Para preencher o formulário W-2, você precisará de informações sobre sua empresa, o funcionário e seus ganhos, retenções na fonte e benefícios.

Informações sobre o seu negócio

Para cada W-2, você precisará incluir informações sobre sua empresa:

  • Seu número de identificação de empregador
  • Seu nome comercial
  • Seu endereço comercial
  • Número de identificação fiscal do estado da sua empresa (verifique com o departamento de receita do seu estado)

Informações sobre seus funcionários

Para cada funcionário, você precisará de informações pessoais atualizadas:

  • Número da Segurança Social ou outro número de identificação fiscal
  • Nome
  • Endereço

Informações sobre ganhos de funcionários

Em seguida, você precisará de informações sobre o total de salários e retenção para cada funcionário no ano passado:

  • Salários totais, renda de gorjeta e outras compensações
  • Salários totais da Previdência Social (até o  máximo da Previdência Social )
  • Salários totais do Medicare
  • Dicas da Previdência Social e dicas atribuídas

Os salários usados ​​para calcular o Seguro Social e o Medicare podem ser diferentes do salário bruto de um funcionário. Use as informações neste artigo sobre salários do Seguro Social e verifique com seu contador antes de calcular os salários no Formulário W-2.

Informações sobre planos de aposentadoria

No Quadro 12, você precisará indicar, para cada W-2, se cada funcionário participa de um plano de aposentadoria ou de um plano não qualificado com sua empresa, se este funcionário é um funcionário estatutário ou se a pessoa recebeu um terceiro subsídio de doença.

Informações sobre benefícios especiais

O Box 13 do W-2 requer informações sobre deduções para planos de benefícios de funcionários e outras deduções que devem ser relatadas na declaração de imposto de renda do funcionário. As instruções para o Formulário W-2 contêm um guia de referência para os códigos da Caixa 13.

Onde encontro as informações do W-2?

As informações para este formulário vêm de seu   registro de folha de pagamento, que mostra os totais no ano de cada funcionário para salários e retenções, junto com deduções para planos médicos, contas de poupança de saúde e outros itens.

Você também precisará de um  formulário W-4 atualizado para cada funcionário para obter as informações para retenção do imposto de renda federal e imposto FICA (seguro social / imposto do Medicare). O funcionário preenche o formulário W-4 para fornecer informações sobre o número de identificação do contribuinte e os valores retidos na fonte.

A partir de 2020, você deve usar um novo formulário W-4 para obter informações para retenção de funcionários. O novo formulário é obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2020 para novos funcionários e para funcionários atuais que desejam fazer uma alteração retida na fonte. Você não precisa que todos os funcionários atuais enviem um novo formulário W-4, a menos que eles queiram fazer uma alteração.

Como faço para preencher o formulário W-2?

Depois de reunir todas as suas informações e os formulários adequados, siga as  instruções passo a passo com cuidado para evitar erros.

E se eu cometer um erro em um formulário W-2? 

Antes de enviar esses formulários aos funcionários, verifique se há erros. Se você cometer um erro, poderá facilmente corrigir o formulário e devolver o formulário corrigido ao funcionário. Se o erro for descoberto após você ter enviado os formulários para a Administração da Previdência Social, aqui está o processo para corrigir o formulário. Se você encontrar o erro depois de enviar os formulários originais, deverá enviar um formulário W-2c e um formulário W-3c.

Aviso: os formulários W-2 são complicados e há penalidades por fornecer informações incorretas. Obtenha ajuda de um especialista em folha de pagamento ou de seu profissional de impostos antes de tentar preencher os formulários W-2 sozinho.

 

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