Como apresentar o formulário IRS 941

O Formulário 941 do Internal Revenue Service (IRS) é a declaração de imposto federal trimestral do empregador. É usado por empregadores para relatar valores retidos na fonte para pagamentos estimados de imposto de renda, pagamentos de empregadores e impostos FICA, mais comumente conhecidos como Previdência Social e Medicare.

Você deve relatar os valores no Formulário 941 do IRS se estiver pagando aos funcionários e retendo impostos federais sobre seus rendimentos.

O que é o formulário 941?

O Formulário 941 do IRS é um relatório trimestral que cita:

• Retenção de imposto de renda federal dos contracheques dos funcionários com base nas informações dos formulários W-4
• Retenção de valores devidos com base nos salários do Medicare e do Seguro Social de seus funcionários
• Cálculo da parte do empregador dos impostos FICA
• Créditos fiscais para a participação no programa de redução de impostos 2 relacionado ao COVID-19

Quem usa o formulário 941?

Os empregadores usam este formulário para relatar suas informações retidas ao IRS. Os funcionários não recebem uma cópia. O formulário 941 também é usado para:

• Ajustar valores devidos
• Calcule um passivo fiscal total sobre a folha de pagamento
• Subtraia os valores já pagos para obter um valor final de pagamento a maior ou a menor

Onde obter o formulário 941

O formulário 941 está disponível online no site do IRS. Você pode baixar uma cópia em branco ou completá-la online, salvá-la no disco rígido e imprimir a cópia finalizada.

Antes de preencher o formulário 941

Use a base salarial do Seguro Social para o ano atual: $ 137.700 para 2020 e $ 142.800 para 2021. Certifique-se de ter parado de reter o Seguro Social para funcionários com salários mais altos com base neste limite. Os empregados não precisam pagar imposto de previdência social sobre os rendimentos acima desse valor.

Você também deve incluir o imposto adicional de 0,9% sobre o Medicare para funcionários cujos salários cheguem a $ 200.000 no ano.

Como preencher o formulário 941 do IRS

O formulário 941 é um relatório trimestral, portanto, os números incluídos são apenas para o trimestre específico. Certifique-se de marcar a caixa correta “Relatório para este trimestre” no canto superior direito do formulário.

Parte 1

Este é o relatório e o cálculo de sua obrigação tributária sobre a folha de pagamento.

• Linha 1: insira o número de funcionários que foram pagos durante o trimestre. Inclui funcionários que receberam salários, gorjetas ou outras remunerações.
• Linha 2: Insira a remuneração tributável total paga a esses funcionários durante o trimestre. Esse é o mesmo valor que seria incluído no formulário W-2 do funcionário neste trimestre.
• Linha 3: Relate o imposto de renda federal total retido da remuneração dos empregados durante o trimestre, incluindo salários, gorjetas, benefícios adicionais e benefícios de seguro-desemprego suplementares.
• Linha 4: marque esta caixa se nenhuma remuneração de funcionário estava sujeita a imposto de Seguro Social ou Medicare.
• Linhas 5a – 5e: Esta seção tem duas colunas para cada entrada. A coluna 1 é o total e a coluna 2 é o cálculo da porcentagem do imposto. Insira o total de salários tributáveis ​​do Seguro Social na coluna 1, linha 5a, e multiplique por 0,124. Insira o valor na coluna 2. Faça o mesmo para as dicas na linha 5b. Insira o total tributável dos salários e gorjetas do Medicare na coluna 1, linha 5c, e multiplique por 0,029. Insira o resultado na coluna 2. Insira os salários tributáveis ​​e gorjetas sujeitos ao imposto adicional do Medicare na linha 5d e multiplique por 0,009.
• Adicione os valores da coluna 2 de 5a, 5b, 5c e 5d e insira o total em 5e.
• Linha 5, Seção 3121 (q) Notificação e demanda – Imposto devido sobre gorjetas não informadas: O IRS enviará a você uma Seção 3121 (q) Notificação e demanda se determinar que um funcionário que recebeu gorjeta não informou gorjetas. Você deve relatar e pagar ao funcionário e ao empregador parte dos impostos FICA sobre essas gorjetas não declaradas. Você não é responsável por reter e pagar a parte do funcionário dos impostos FICA sobre gorjetas não declaradas.

A próxima seção é os ajustes ao total:

• A linha 7 é um ajuste para frações de centavos. Use o arredondamento tradicional – se estiver na metade para baixo, se estiver na metade ou mais para cima. Use o sinal negativo, não parênteses, para diminuições.
• A linha 8 é um ajuste para o auxílio-doença. Trata-se de uma redução da participação do funcionário nos impostos da Previdência Social e do Medicare que foram retidos e depositados por um terceiro pagador.
• A linha 9 é um ajuste para dicas e seguro de vida em grupo. Este é um ajuste negativo para a parcela não cobrada do funcionário nos impostos FICA sobre gorjetas e prêmios de seguro de vida em grupo pagos por ex-funcionários.
• As linhas 11a, 11b e 11c são ajustes para certos tipos de créditos fiscais. Linha 11a para ajuste de crédito tributário para atividades de pesquisa. A linha 11b é para a parte não reembolsável do crédito fiscal para pagamentos de licença por doença e licença familiar qualificadas. A linha 11c é para a parte não reembolsável do Crédito de Retenção de Funcionário.
• A linha 11d totaliza os impostos para esses créditos fiscais, das linhas 11a, 11b e 11c.
• A linha 12 é um cálculo para impostos totais após ajustes e créditos não reembolsáveis ​​(linha 10 menos linha 11d).
• A linha 13a é o total de depósitos do trimestre. A linha 13b é o valor diferido da parte do empregador do imposto da Previdência Social. A linha 13c é a parte reembolsável do crédito tributário para salários qualificados por licença médica e licença familiar. A linha 13d é a parte reembolsável do crédito de retenção do empregador. A linha 13e é o total das linhas 13a, 13b, 13c e 13d. A linha 13f é o total de adiantamentos para os créditos fiscais relacionados ao COVID (do preenchimento do Formulário 7200 do IRS ). A linha 13g é o total de depósitos, diferimentos e créditos reembolsáveis ​​menos adiantamentos, subtraindo a linha 13f da linha 13e.

A planilha 1 nas instruções para o formulário 941 pode ajudá-lo a calcular suas restituições de impostos e diferimentos para o Crédito qualificado para licença médica e por licença familiar e o Crédito de retenção de funcionário.

A próxima etapa é descobrir se você tem um saldo devido ou um pagamento a maior.

• Você tem um saldo devido se o total de depósitos na linha 13g for menor que o total de impostos na linha 12. Insira o saldo devido na linha 14.
• Você tem um pagamento a maior se o total de depósitos e créditos na linha 13g for maior que o total de impostos na linha 12. Insira o valor do pagamento a maior na linha 15. Você pode aplicá-lo em sua próxima devolução ou pode solicitar um reembolso.

Parte 2

A parte 2 é o cronograma de depósito da folha de pagamento. Você deve inserir a obrigação fiscal para cada mês do trimestre, se for um depositante mensal. Anexe o Anexo B / Formulário 941, mostrando a responsabilidade fiscal para cada depósito semestral, se você for um depositante semestral.

Você pode pagar qualquer valor devido com o Formulário 941 ou pode depositar o pagamento se o valor total do imposto na linha 12 for inferior a $ 2.500. Você também pode depositar se a linha 12 do formulário 941 do último trimestre for inferior a $ 2.500 e você não tiver uma obrigação de depósito de $ 100.000 no dia seguinte durante o trimestre atual. Caso contrário, você deve fazer depósitos de acordo com sua programação de depósitos, mensal ou semestral.

Partes 3, 4 e 5

A Parte 3 faz perguntas sobre o seu negócio e a Parte 4 pergunta se o IRS pode se comunicar com o seu designado terceirizado, se você tiver um. Pode ser alguém que você contratou para preparar seu Formulário 941 ou para preparar seus impostos sobre os salários.

Não se esqueça de assinar o formulário na Parte 5 e incluir as outras informações solicitadas nesta seção antes de enviar o formulário. Verifique se há erros, especialmente aqueles que podem causar um pagamento insuficiente. É melhor corrigir os erros antes de enviar o formulário, pois isso o ajudará a evitar multas e penalidades.

O formulário 941 pode ser arquivado por e-mail?

Você pode enviar o Formulário 941 eletronicamente usando o Arquivo Eletrônico Federal e pode pagar qualquer saldo de imposto devido eletronicamente usando um software de preparação de impostos ou por meio de seu contador.

Para onde enviar o formulário 941

O site do IRS inclui uma página que explica onde arquivar seus impostos para o Formulário 941, junto com os endereços de correspondência.

Requisitos para o formulário de arquivamento 941

O Formulário 941 do IRS é devido quatro vezes por ano:

• 30 de abril para o primeiro trimestre (janeiro, fevereiro, março)
• 31 de julho para o 2º trimestre (abril, maio, junho)
• 31 de outubro para o trimestre 3 (julho, agosto, setembro)
• 31 de janeiro do ano seguinte para o quarto trimestre (outubro, novembro, dezembro)

A data de vencimento ajustada será o próximo dia útil se a data de vencimento cair em um feriado ou fim de semana. Por exemplo, a data de vencimento para um pagamento em 31 de julho seria segunda-feira, 2 de agosto, se 31 de julho cair em um sábado daquele ano.

Você tem mais 10 dias após a data de vencimento para preencher o Formulário 941 do trimestre, se tiver feito os depósitos do imposto sobre a folha de pagamento do trimestre na íntegra e dentro do prazo. Estas são as datas de depósito se você atender a estes critérios:

• Em 10 de maio, para o primeiro trimestre encerrado em 31 de março
• Em 10 de agosto, para o segundo trimestre encerrado em 30 de junho
• Em 10 de novembro, para o terceiro trimestre encerrado em 30 de setembro
• Em 10 de fevereiro, para o quarto trimestre encerrado em 31 de dezembro

Use o formulário 941 para aceitar diferimentos de crédito tributário COVID-19

O IRS está permitindo que as empresas adiem o pagamento de certos impostos trabalhistas como parte de dois créditos fiscais introduzidos durante a pandemia de COVID-19 de 2020.

• O Crédito Fiscal de Retenção de Funcionário (ERC) incentiva as empresas a continuarem pagando aos funcionários se a empresa tiver sido afetada pelo COVID-19. Esse crédito fiscal está disponível até 30 de junho de 2021 e se aplica à parcela do empregador do imposto de seguridade social sobre até 70% dos salários do funcionário (limitado a um ERC máximo de $ 7.000 por funcionário por trimestre). Os empregadores podem receber o crédito fiscal antes de preencher as declarações de impostos, simplesmente reduzindo seus depósitos de impostos trabalhistas.
• Os créditos fiscais de licença médica e licença familiar ajudam os empregadores que devem conceder licença médica remunerada e licença familiar aos funcionários que não podem trabalhar devido ao COVID-19. Sua empresa pode obter esses créditos fiscais mantendo parte dos impostos trabalhistas relacionados aos salários dos funcionários, em vez de depositá-los. Este crédito está disponível para qualquer licença médica ou família ocorrida entre 1º de abril de 2020 e 31 de março de 2021.
• Com a aprovação do American Rescue Plan Act de 2021, os créditos fiscais foram estendidos de 1º de abril de 2021 a 30 de setembro de 2021, para empresas com menos de 500 funcionários.

Você pode relatar o diferimento de impostos trabalhistas usando o Formulário 941. Este formulário foi alterado para o segundo trimestre de 2020 para acomodar essa alteração.