O Formulário 945 do IRS informa o imposto de renda federal que foi retido de não funcionários. Os empregadores devem informar o IRS sobre a retenção na fonte caso deduzam esse imposto do pagamento desses indivíduos.
Os pagamentos a não funcionários são normalmente relatados ao IRS usando uma versão do Formulário 1099. Nenhuma retenção de imposto de renda é normalmente exigida desses pagamentos, mas os proprietários de empresas podem se encontrar em uma posição em que devem lidar com a retenção na fonte e isso requer arquivamento Formulário 945.
O IRS exige que os beneficiários façam retenção na fonte de pagamentos de não funcionários em várias circunstâncias diferentes, incluindo quando o beneficiário não tem um número de identificação de contribuinte válido. A taxa de retenção na fonte é de 24% em 2020. Era de 28% antes de 2018.
O que é o formulário 945?
O Formulário 945 do IRS é um retorno anual, resumindo todos os impostos de renda federais retidos sob os requisitos de retenção na fonte de todos os beneficiários, não incluindo os funcionários.
O formulário 945 se refere apenas ao que o IRS chama de “pagamentos não pagos à folha”. Podem ser para pessoas físicas que são pagas pela sua empresa por serviços que executam como contratados independentes, mas outros tipos de pagamento também se enquadram nessa categoria. O formulário 945 é um formulário de resumo, mostrando todos os diferentes
Para 2020 e além, os pagamentos a não funcionários devem ser informados ao beneficiário e ao IRS no Formulário 1099-NEC (para remuneração de não funcionários), em vez do Formulário 1099-MISC. O formulário 1099-MISC continuará a ser usado para outros tipos de pagamentos, como prêmios, aluguéis e royalties.
Por exemplo, você daria a um contratante independente um formulário 1099-NEC em janeiro do ano imediatamente seguinte ao ano em que ele prestou serviços para você. Se a pessoa trabalhou para você em 2020, você deve apresentar o relatório até o final de janeiro de 2021.
Para todos os quais você recebeu retenção de pagamentos na fonte, você deve ter um formulário W-9 em arquivo para essa pessoa ou empresa. A informação mais importante no formulário W-9 é o número de identificação de contribuinte da pessoa (número do Seguro Social, Identificação do Empregador ou outro).
O IRS declara que você deve reter os impostos dos pagamentos que fizer a essa pessoa por meio de retenção na fonte se o número de identificação fiscal no formulário estiver ausente ou incorreto. Isso requer o preenchimento do Formulário 945.
Quem usa o formulário 945?
O formulário 945 não é reservado apenas para contratantes independentes. Existem também alguns outros tipos de pagamentos que sua empresa pode fazer que estão sujeitos à retenção na fonte e exigem que você retenha impostos de renda e relate esses impostos ao IRS no Formulário 945. O IRS chama isso de “retenção de imposto de renda não salarial. ” Você usaria o formulário 945 se fizesse pagamentos incluindo:
- Rendas, lucros ou outras receitas
- Pensões
- Ganhos de jogos de azar e lucros de jogos indianos que não estão sujeitos a retenção regular
- Pagamentos de juros e dividendos
- Alguns pagamentos do governo
O formulário 945 corresponde basicamente a quaisquer pagamentos feitos e relatados em um dos vários formulários 1099-MISC, 1099-NEC ou no formulário W-2G (para ganhos em jogos de azar.
Onde obter o formulário 945
O formulário 945 está disponível no site do IRS. É interativo, então você pode completá-lo online e imprimi-lo.
Como preencher o formulário 945
As informações que você deve relatar no Formulário 945 incluem:
- Todo o imposto de renda federal retido de todos os indivíduos sujeitos à retenção na fonte
- Retenção de reserva total calculada no pagamento total para todos os indivíduos vezes 24%
- Depósitos totais feitos durante o ano
- Saldo devido ou pagamento a maior
Você deve decompor o total para mostrar a obrigação tributária mensal se pagar mais de $ 2.500 em retenção na fonte durante o ano (valores totais pagos vezes 24%).
O formulário 945 pode ser arquivado por e-mail?
Você pode apresentar o Formulário 945 usando o sistema de arquivos eletrônicos do IRS e pode fazer pagamentos retidos na fonte para o IRS eletronicamente usando o sistema EFTPS.
Você pode preencher o Formulário 945 e fazer depósitos de retenção de segurança juntos, se estiver usando um software de preparação de impostos ou os serviços de um profissional tributário.
Para onde enviar o formulário 945
Os endereços para envio do formulário por correio normal dependem do seu estado, se você é uma organização isenta e se também está remetendo o pagamento. O IRS publica uma lista dos endereços em seu site divididos por estado e esses outros fatores.
Requisitos para o Formulário 945
Você seria obrigado a preencher o Formulário 945 se, por exemplo, você tivesse um web designer freelance trabalhando para você no ano passado, que você pagou como um contratante independente. Você solicitou um formulário W-9 desse indivíduo, mas nunca o recebeu. Agora, o IRS enviou a você um aviso informando que os pagamentos retidos na fonte devem ser feitos.
Geralmente, você não precisa começar a aceitar a retenção na fonte de pagamentos de contratantes independentes até que seja notificado para fazê-lo pelo IRS.
Agora você deve realizar várias etapas:
- Notifique o trabalhador de que você reterá o imposto de renda na fonte dos pagamentos.
- Processar pagamentos para esse trabalhador para incluir retenção na fonte à taxa de 24%.
- Inclua as informações de retenção no canhoto de pagamento da pessoa.
- Deposite os montantes de retenção na fonte. Você não precisa reter impostos do Seguro Social ou do Medicare desses pagamentos.
- Faça pagamentos periódicos dos valores retidos ao IRS.
- Dê à pessoa um formulário 1099 (1099-MISC ou 1099-NEC) em janeiro do ano seguinte. O formulário 1099 incluiria o valor total de retenção na fonte para essa pessoa naquele ano.
- Relate a retenção total na fonte para todos os não funcionários e outros no Formulário 945 até 31 de janeiro do ano seguinte.
O formulário 945 é arquivado com o IRS ao mesmo tempo que você arquiva os formulários W-2 e 1099. O preenchimento do Formulário 1099-NEC ou 1099-MISC não o isenta da responsabilidade de apresentar o Formulário 945 além do outro formulário. O formulário 945 não vai para o beneficiário.
As retenções na fonte são iguais às retidas na fonte aos empregados, segundo as regras que determinam se os depósitos são semestrais ou mensais.
Principais vantagens
- O formulário 945 é usado para informar ao IRS os impostos retidos de pagamentos não relacionados à folha de pagamento feitos por uma série de razões.
- Uma fonte desses impostos retidos é a retenção na fonte, mas alguns ganhos em jogos de azar e benefícios de aposentadoria militar devem ter impostos retidos e também seriam relatados neste formulário.
- Pode ser necessário fazer uma retenção na fonte dos pagamentos a contratados independentes, caso eles não forneçam um número de identificação fiscal ou de seguro social correto.
- O formulário está disponível online e pode ser preenchido por e-mail.
