O que é o Formulário 945 do IRS? Formulário 945 do IRS explicado

O Formulário 945 do IRS informa o imposto de renda federal que foi retido de não funcionários. Os empregadores devem informar o IRS sobre a retenção na fonte caso deduzam esse imposto do pagamento desses indivíduos.

Os pagamentos a não funcionários são normalmente relatados ao IRS usando uma versão do Formulário 1099. Nenhuma retenção de imposto de renda é normalmente exigida desses pagamentos, mas os proprietários de empresas podem se encontrar em uma posição em que devem lidar com a retenção na fonte e isso requer arquivamento Formulário 945.

O IRS exige que os beneficiários façam retenção na fonte de pagamentos de não funcionários em várias circunstâncias diferentes, incluindo quando o beneficiário não tem um número de identificação de contribuinte válido. A taxa de retenção na fonte é de 24% em 2020. Era de 28% antes de 2018.

O que é o formulário 945?

O Formulário 945 do IRS é um retorno anual, resumindo todos os impostos de renda federais retidos sob os requisitos de retenção na fonte de todos os beneficiários, não incluindo os funcionários.

O formulário 945 se refere apenas ao que o IRS chama de “pagamentos não pagos à folha”. Podem ser para pessoas físicas que são pagas pela sua empresa por serviços que executam como contratados independentes, mas outros tipos de pagamento também se enquadram nessa categoria. O formulário 945 é um formulário de resumo, mostrando todos os diferentes

Para 2020 e além, os pagamentos a não funcionários devem ser informados ao beneficiário e ao IRS no Formulário 1099-NEC (para remuneração de não funcionários), em vez do Formulário 1099-MISC. O formulário 1099-MISC continuará a ser usado para outros tipos de pagamentos, como prêmios, aluguéis e royalties.

Por exemplo, você daria a um contratante independente um formulário 1099-NEC em janeiro do ano imediatamente seguinte ao ano em que ele prestou serviços para você. Se a pessoa trabalhou para você em 2020, você deve apresentar o relatório até o final de janeiro de 2021.

Para todos os quais você recebeu retenção de pagamentos na fonte, você deve ter um formulário W-9 em arquivo para essa pessoa ou empresa. A informação mais importante no formulário W-9 é o número de identificação de contribuinte da pessoa (número do Seguro Social, Identificação do Empregador ou outro).

O IRS declara que você deve reter os impostos dos pagamentos que fizer a essa pessoa por meio de retenção na fonte se o número de identificação fiscal no formulário estiver ausente ou incorreto. Isso requer o preenchimento do Formulário 945.

Quem usa o formulário 945?

O formulário 945 não é reservado apenas para contratantes independentes. Existem também alguns outros tipos de pagamentos que sua empresa pode fazer que estão sujeitos à retenção na fonte e exigem que você retenha impostos de renda e relate esses impostos ao IRS no Formulário 945. O IRS chama isso de “retenção de imposto de renda não salarial. ” Você usaria o formulário 945 se fizesse pagamentos incluindo:

  • Rendas, lucros ou outras receitas
  • Pensões
  • Ganhos de jogos de azar e lucros de jogos indianos que não estão sujeitos a retenção regular
  • Pagamentos de juros e dividendos
  • Alguns pagamentos do governo

O formulário 945 corresponde basicamente a quaisquer pagamentos feitos e relatados em um dos vários formulários 1099-MISC, 1099-NEC ou no formulário W-2G (para ganhos em jogos de azar.

Onde obter o formulário 945

O formulário 945 está disponível no site do IRS. É interativo, então você pode completá-lo online e imprimi-lo.

Como preencher o formulário 945

As informações que você deve relatar no Formulário 945 incluem:

  • Todo o imposto de renda federal retido de todos os indivíduos sujeitos à retenção na fonte
  • Retenção de reserva total calculada no pagamento total para todos os indivíduos vezes 24%
  • Depósitos totais feitos durante o ano
  • Saldo devido ou pagamento a maior

Você deve decompor o total para mostrar a obrigação tributária mensal se pagar mais de $ 2.500 em retenção na fonte durante o ano (valores totais pagos vezes 24%).

O formulário 945 pode ser arquivado por e-mail?

Você pode apresentar o Formulário 945 usando o sistema de arquivos eletrônicos do IRS e pode fazer pagamentos retidos na fonte para o IRS eletronicamente usando o sistema EFTPS.

Você pode preencher o Formulário 945 e fazer depósitos de retenção de segurança juntos, se estiver usando um software de preparação de impostos ou os serviços de um profissional tributário.

Para onde enviar o formulário 945

Os endereços para envio do formulário por correio normal dependem do seu estado, se você é uma organização isenta e se também está remetendo o pagamento. O IRS publica uma lista dos endereços em seu site divididos por estado e esses outros fatores.

Requisitos para o Formulário 945

Você seria obrigado a preencher o Formulário 945 se, por exemplo, você tivesse um web designer freelance trabalhando para você no ano passado, que você pagou como um contratante independente. Você solicitou um formulário W-9 desse indivíduo, mas nunca o recebeu. Agora, o IRS enviou a você um aviso informando que os pagamentos retidos na fonte devem ser feitos.

Geralmente, você não precisa começar a aceitar a retenção na fonte de pagamentos de contratantes independentes até que seja notificado para fazê-lo pelo IRS.

Agora você deve realizar várias etapas:

  1. Notifique o trabalhador de que você reterá o imposto de renda na fonte dos pagamentos. 
  2. Processar pagamentos para esse trabalhador para incluir retenção na fonte à taxa de 24%. 
  3. Inclua as informações de retenção no canhoto de pagamento da pessoa. 
  4. Deposite os montantes de retenção na fonte. Você não precisa reter impostos do Seguro Social ou do Medicare desses pagamentos. 
  5. Faça pagamentos periódicos dos valores retidos ao IRS. 
  6. Dê à pessoa um formulário 1099 (1099-MISC ou 1099-NEC) em janeiro do ano seguinte. O formulário 1099 incluiria o valor total de retenção na fonte para essa pessoa naquele ano. 
  7. Relate a retenção total na fonte para todos os não funcionários e outros no Formulário 945 até 31 de janeiro do ano seguinte. 

O formulário 945 é arquivado com o IRS ao mesmo tempo que você arquiva os formulários W-2 e 1099. O preenchimento do Formulário 1099-NEC ou 1099-MISC não o isenta da responsabilidade de apresentar o Formulário 945 além do outro formulário. O formulário 945 não vai para o beneficiário.

As retenções na fonte são iguais às retidas na fonte aos empregados, segundo as regras que determinam se os depósitos são semestrais ou mensais.

Principais vantagens

  • O formulário 945 é usado para informar ao IRS os impostos retidos de pagamentos não relacionados à folha de pagamento feitos por uma série de razões.
  • Uma fonte desses impostos retidos é a retenção na fonte, mas alguns ganhos em jogos de azar e benefícios de aposentadoria militar devem ter impostos retidos e também seriam relatados neste formulário.
  • Pode ser necessário fazer uma retenção na fonte dos pagamentos a contratados independentes, caso eles não forneçam um número de identificação fiscal ou de seguro social correto.
  • O formulário está disponível online e pode ser preenchido por e-mail.

 

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