Como preencher o formulário 940 para impostos federais de desemprego

Sobre o Formulário 940 – Uma de suas responsabilidades como empregador é pagar taxas de desemprego para que os funcionários possam receber benefícios de desemprego se forem desligados do emprego. Os impostos do seguro-desemprego são cobrados pelo IRS e pelos estados, que distribuem o seguro-desemprego aos ex-empregados.

Como e quando pagar o imposto de desemprego

Os empregadores devem pagar o imposto sobre o desemprego (imposto FUTA), com base nos salários / vencimentos dos funcionários, e devem apresentar o Formulário 940 – Declaração de Imposto sobre Desemprego do Empregador Federal (FUTA) mostrando o valor do imposto sobre o desemprego devido no ano anterior, o valor já pago e o valor devido.

O formulário 940 é devido em 31 de janeiro de cada ano para o ano anterior. Se o valor do imposto federal sobre o desemprego devido no ano foi pago, a data de vencimento do Formulário 940 é 10 de fevereiro para ser arquivado. Se qualquer uma dessas datas for feriado ou fim de semana, você terá até o próximo dia útil para fazer o pedido. Verifique este calendário de imposto sobre a folha de pagamento mês a mêspara as datas de vencimento do ano atual.

Formulário 940 e Impostos Estaduais de Desemprego

A taxa de imposto FUTA padrão é de 6% sobre os primeiros $ 7.000 do salário de um funcionário sujeito ao imposto FUTA. Esses 6% são então reduzidos em até 5,4% para dar um crédito ao estado onde você faz negócios para os impostos de desemprego do estado. Portanto, o FUTA federal após a aplicação do crédito é de 0,6%.

Geralmente, você tem direito ao crédito máximo do estado se tiver pago integralmente os impostos estaduais sobre o desemprego no prazo e o estado não for considerado um estado de redução de crédito. 2

Alguns estados contraem empréstimos contra seu crédito de imposto federal FUTA. Se um estado não reembolsar esses empréstimos em tempo hábil, o crédito fiscal do FUTA é reduzido. Por exemplo, um estado pode ter uma redução de crédito de 0,3%, o que significa que as empresas no estado obteriam apenas um crédito de FUTA de 5,1% e devem pagar o adicional de 0,3% para chegar à alíquota de 6% do FUTA.

Salários incluídos no cálculo do imposto FUTA

O IRS diz que os impostos FUTA são calculados sobre os “salários” dos funcionários, mas isso é vago. Os cálculos de impostos FUTA são, em sua maioria, pagamentos a funcionários, mas há muitas exceções. Reembolsos de milhas, prêmios de seguro e outros benefícios adicionais não estão incluídos no imposto FUTA.

Antes de executar esse cálculo, verifique se você está incluindo e excluindo os pagamentos corretos. Você pode encontrar essas informações nas publicações 15 e 15-A do IRS.

Em alguns estados, os salários sujeitos ao imposto estadual sobre o desemprego são diferentes dos salários sujeitos ao imposto FUTA. Alguns estados excluem alguns tipos de salários do imposto FUTA (por exemplo, salários pagos a executivos de empresas, certos pagamentos de auxílio-doença pelos sindicatos e certos benefícios adicionais). Nesses casos, você pode ter que depositar mais do que o imposto FUTA de 0,6%. 2

O que você precisa para preencher o formulário 940 

O preenchimento do Formulário 940 é simples, uma vez que você reuniu as informações necessárias. A única parte que pode não estar clara são as seções relacionadas à interação entre os impostos estaduais sobre o desemprego e o programa federal de desemprego.

Informação necessária

Informações sobre a sua empresa: Número de identificação do empregador , nome, nome comercial e endereço da sua empresa.

Informações para calcular o imposto FUTA:

• Pagamentos totais a todos os funcionários para o ano civil
• Pagamentos isentos de imposto FUTA (e categorias)

Informações para determinar os ajustes:

• Salários FUTA tributáveis ​​excluídos do imposto estadual de desemprego

Preenchimento do Formulário 940

A Parte 1 do Formulário 940 requer três respostas sobre os impostos estaduais sobre o desemprego: 

Linha 1a. Digite a abreviatura de seu estado se você teve que pagar imposto de desemprego estadual em apenas um estado.

Linha 1b. Se você for um empregador multiestadual, deverá preencher o Cronograma A do Formulário 940, que lista cada estado onde você tem funcionários e inclui salários tributáveis ​​FUTA para esse estado, uma taxa de redução, a redução de crédito para esse estado e um crédito total redução. 

Linha 2. Você também deve preencher o Anexo A para o Formulário 940 se você pagou salários em um estado que está sujeito a redução de crédito (consulte a explicação acima).

A Parte 2 do Formulário 940 determina seu imposto FUTA antes dos ajustes.

Linha 3. O total de pagamentos a todos os funcionários no ano civil.

Linha 4. Total de pagamentos isentos de FUTA e a forma de pagamento.

Linha 5. Total de pagamentos acima de $ 7.000 no ano.

Linha 6. Linha 4 + Linha 5.

Linha 7. Total de salários FUTA tributáveis. Linha 3 – Linha 6.

Linha 8. Linha fiscal FUTA 7 x 0,006.

A Parte 3 do Formulário 940 calcula ajustes para impostos estaduais de desemprego, incluindo reduções de crédito. Se você pagou para um ou mais fundos de desemprego estaduais elegíveis, você deve ajustar o valor devido ao desemprego federal.

A Parte 4 calcula qualquer saldo devido ou pagamentos insuficientes do ano anterior. 

A Parte 5 relata suas obrigações fiscais por trimestre se o valor anual for superior a $ 500.

A Parte 6 solicita informações sobre uma pessoa designada por terceiros (funcionário, preparador de impostos pagos ou outra pessoa) que pode falar pela sua empresa neste assunto. 

A Parte 7 requer sua assinatura. Lembre-se de que você está afirmando que tudo é verdadeiro e correto neste documento.

Depois de determinar o valor do imposto FUTA devido, você deve mostrar quanto já foi pago e quanto ainda é devido. Você é responsável por pagar o valor ainda devido no momento de enviar o Formulário 940.

Se você tiver mais perguntas sobre como preencher o Formulário 940 do IRS, consulte as Instruções do IRS para o Formulário 940.

Pagamento de impostos FUTA

Você pode precisar pagar seu imposto FUTA anual em um ou mais depósitos durante o ano, dependendo do valor devido. Verifique o valor devido de impostos FUTA antes do final de cada trimestre.

Se sua obrigação tributária FUTA for de $ 500 ou menos em um trimestre, leve-a para o próximo trimestre, fazendo um depósito quando sua obrigação for de $ 500 ou mais. Você deve fazer um depósito até o último dia do mês após o final do trimestre.

se o total de sua obrigação tributária FUTA para o ano for de $ 500 ou menos, você pode pagar por depósito ou com o formulário 940 até 31 de janeiro.

Você deve fazer depósitos FUTA eletronicamente, usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS).