Como preencher o formulário 940 para impostos federais de desemprego

Sobre o Formulário 940 – Uma de suas responsabilidades como empregador é pagar taxas de desemprego para que os funcionários possam receber benefícios de desemprego se forem desligados do emprego. Os impostos do seguro-desemprego são cobrados pelo IRS e pelos estados, que distribuem o seguro-desemprego aos ex-empregados.

Quem paga o imposto de desemprego?

Os funcionários não precisam pagar imposto de desemprego; as empresas pagam o imposto com base no pagamento bruto dos funcionários a cada dia de pagamento.

Sua empresa precisará reservar um valor a cada dia de pagamento e pagar o imposto quando devido. Você também deve apresentar um relatório anual sobre os valores do imposto de desemprego devido e pago. Esse relatório é o Formulário 940 do IRS.

Como e quando pagar o imposto de desemprego

Os empregadores devem pagar o imposto sobre o desemprego (imposto FUTA), com base nos salários / vencimentos dos funcionários, e devem apresentar o Formulário 940 – Declaração de Imposto sobre Desemprego do Empregador Federal (FUTA) mostrando o valor do imposto sobre o desemprego devido no ano anterior, o valor já pago e o valor devido.

O formulário 940 é devido em 31 de janeiro de cada ano para o ano anterior. Se o valor do imposto federal sobre o desemprego devido no ano foi pago, a data de vencimento do Formulário 940 é 10 de fevereiro para ser arquivado. Se qualquer uma dessas datas for feriado ou fim de semana, você terá até o próximo dia útil para fazer o pedido. Verifique este calendário de imposto sobre a folha de pagamento mês a mêspara as datas de vencimento do ano atual.

Formulário 940 e Impostos Estaduais de Desemprego

A taxa de imposto FUTA padrão é de 6% sobre os primeiros $ 7.000 do salário de um funcionário sujeito ao imposto FUTA. Esses 6% são então reduzidos em até 5,4% para dar um crédito ao estado onde você faz negócios para os impostos de desemprego do estado. Portanto, o FUTA federal após a aplicação do crédito é de 0,6%.

Geralmente, você tem direito ao crédito máximo do estado se tiver pago integralmente os impostos estaduais sobre o desemprego no prazo e o estado não for considerado um estado de redução de crédito. 2

Alguns estados contraem empréstimos contra seu crédito de imposto federal FUTA. Se um estado não reembolsar esses empréstimos em tempo hábil, o crédito fiscal do FUTA é reduzido. Por exemplo, um estado pode ter uma redução de crédito de 0,3%, o que significa que as empresas no estado obteriam apenas um crédito de FUTA de 5,1% e devem pagar o adicional de 0,3% para chegar à alíquota de 6% do FUTA.

Atualmente, o único estado de redução de crédito são as Ilhas Virgens dos EUA. Para obter mais informações, leia este artigo do IRS sobre redução de crédito de FUTA.

Salários incluídos no cálculo do imposto FUTA

O IRS diz que os impostos FUTA são calculados sobre os “salários” dos funcionários, mas isso é vago. Os cálculos de impostos FUTA são, em sua maioria, pagamentos a funcionários, mas há muitas exceções. Reembolsos de milhas, prêmios de seguro e outros benefícios adicionais não estão incluídos no imposto FUTA.

Antes de executar esse cálculo, verifique se você está incluindo e excluindo os pagamentos corretos. Você pode encontrar essas informações nas publicações 15 e 15-A do IRS.

Em alguns estados, os salários sujeitos ao imposto estadual sobre o desemprego são diferentes dos salários sujeitos ao imposto FUTA. Alguns estados excluem alguns tipos de salários do imposto FUTA (por exemplo, salários pagos a executivos de empresas, certos pagamentos de auxílio-doença pelos sindicatos e certos benefícios adicionais). Nesses casos, você pode ter que depositar mais do que o imposto FUTA de 0,6%. 2

O que você precisa para preencher o formulário 940 

O preenchimento do Formulário 940 é simples, uma vez que você reuniu as informações necessárias. A única parte que pode não estar clara são as seções relacionadas à interação entre os impostos estaduais sobre o desemprego e o programa federal de desemprego.

Informação necessária

Informações sobre a sua empresa: Número de identificação do empregador , nome, nome comercial e endereço da sua empresa.

Informações para calcular o imposto FUTA:

  • Pagamentos totais a todos os funcionários para o ano civil
  • Pagamentos isentos de imposto FUTA (e categorias)

Informações para determinar os ajustes:

  • Salários FUTA tributáveis ​​excluídos do imposto estadual de desemprego

Preenchimento do Formulário 940

A Parte 1 do Formulário 940 requer três respostas sobre os impostos estaduais sobre o desemprego: 

Linha 1a. Digite a abreviatura de seu estado se você teve que pagar imposto de desemprego estadual em apenas um estado.

Linha 1b. Se você for um empregador multiestadual, deverá preencher o Cronograma A do Formulário 940, que lista cada estado onde você tem funcionários e inclui salários tributáveis ​​FUTA para esse estado, uma taxa de redução, a redução de crédito para esse estado e um crédito total redução. 

Linha 2. Você também deve preencher o Anexo A para o Formulário 940 se você pagou salários em um estado que está sujeito a redução de crédito (consulte a explicação acima).

A Parte 2 do Formulário 940 determina seu imposto FUTA antes dos ajustes.

Linha 3. O total de pagamentos a todos os funcionários no ano civil.

Linha 4. Total de pagamentos isentos de FUTA e a forma de pagamento.

Linha 5. Total de pagamentos acima de $ 7.000 no ano.

Linha 6. Linha 4 + Linha 5.

Linha 7. Total de salários FUTA tributáveis. Linha 3 – Linha 6.

Linha 8. Linha fiscal FUTA 7 x 0,006.

Esta é uma maneira rápida de calcular sua obrigação tributária FUTA para o ano, com um exemplo:

Multiplique o limite de imposto FUTA de $ 7.000 x a taxa de imposto de 0,060:

$ 7.000 x 0,060 = $ 420

Multiplique o resultado pelo número de funcionários (assumindo que todos os funcionários ganham pelo menos $ 7.000 no ano):

$ 420 x 8 funcionários = $ 3.360

Essa é a sua responsabilidade total do FUTA na primeira parte do Formulário 940.

MAS, este valor pode precisar ser ajustado considerando a situação de crédito do FUTA do seu estado.

A Parte 3 do Formulário 940 calcula ajustes para impostos estaduais de desemprego, incluindo reduções de crédito. Se você pagou para um ou mais fundos de desemprego estaduais elegíveis, você deve ajustar o valor devido ao desemprego federal.

A Parte 4 calcula qualquer saldo devido ou pagamentos insuficientes do ano anterior. 

A Parte 5 relata suas obrigações fiscais por trimestre se o valor anual for superior a $ 500.

A Parte 6 solicita informações sobre uma pessoa designada por terceiros (funcionário, preparador de impostos pagos ou outra pessoa) que pode falar pela sua empresa neste assunto. 

A Parte 7 requer sua assinatura. Lembre-se de que você está afirmando que tudo é verdadeiro e correto neste documento.

Depois de determinar o valor do imposto FUTA devido, você deve mostrar quanto já foi pago e quanto ainda é devido. Você é responsável por pagar o valor ainda devido no momento de enviar o Formulário 940.

Se você tiver mais perguntas sobre como preencher o Formulário 940 do IRS, consulte as Instruções do IRS para o Formulário 940.

Pagamento de impostos FUTA

Você pode precisar pagar seu imposto FUTA anual em um ou mais depósitos durante o ano, dependendo do valor devido. Verifique o valor devido de impostos FUTA antes do final de cada trimestre.

Se sua obrigação tributária FUTA for de $ 500 ou menos em um trimestre, leve-a para o próximo trimestre, fazendo um depósito quando sua obrigação for de $ 500 ou mais. Você deve fazer um depósito até o último dia do mês após o final do trimestre.

se o total de sua obrigação tributária FUTA para o ano for de $ 500 ou menos, você pode pagar por depósito ou com o formulário 940 até 31 de janeiro.

Você deve fazer depósitos FUTA eletronicamente, usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS).

Os impostos estaduais sobre o desemprego são complicados e as leis de cada estado são diferentes. Este artigo é uma visão geral, não informações detalhadas sobre o Formulário 940. Obtenha ajuda de um serviço de folha de pagamento ou de um contador para preencher este formulário.

 

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