Usando cofres para armazenar documentos importantes

cofresSe você possui documentos confidenciais em sua casa e está preocupado com a perda, o roubo ou o dano deles, você pode mantê-los protegidos com segurança fora do local adquirindo um cofre no banco do bairro. Os cofres são pequenas unidades de armazenamento em bancos e cooperativas de crédito. Eles mantêm documentos importantes, bem como outros objetos de valor, seguros e protegidos.

Os benefícios dos cofres

O principal benefício é a segurança. Os cofres estão localizados em áreas seguras, geralmente mais resistentes a incêndios, inundações, furacões, tornados, terremotos e outros desastres naturais do que a maioria das casas.

Não vamos esquecer o roubo. Se forem deixados papéis importantes em um pequeno cofre ou arquivo doméstico, é fácil remover os itens ou até a caixa inteira.

Não apenas seus objetos de valor desaparecem, mas possivelmente também a papelada que ajudará a resolver tudo, como números de série e documentos para provar sua perda ou até sua identidade.

Inúmeras precauções de segurança protegem seu cofre. Os bancos geralmente verificam assinaturas e identidades de quem solicita acesso à caixa.

Entregar sua chave a outra pessoa ou enviar alguém com a procuração para agir em seu nome normalmente não funcionará, mas consulte seu banco para verificar seus procedimentos.

Se você quiser que mais alguém tenha acesso à sua caixa, visite o banco e preencha toda a documentação com essa pessoa antes de precisar de acesso.

Os cofres estão localizados em áreas seguras com alarmes, câmeras de vídeo e travas de alta segurança. Na maioria dos casos, um funcionário do banco deve estar com você para recuperar a caixa.

Cada caixa deve exigir duas chaves (a sua e a de um funcionário do banco), e as caixas mais seguras estão em áreas separadas, longe da entrada do banco.

Na mesma linha, você também desfrutará de privacidade. Você pode não querer informações importantes e documentos confidenciais em sua casa.

Um cofre impede colegas de quarto, filhos, parentes e qualquer outra pessoa de passar por seus pertences. Em muitos bancos, os funcionários que ajudam você a acessar sua caixa o deixam sozinho em uma sala privada para abrir, fechar e classificar o conteúdo da caixa.

Evolução e Alternativas

Ao mesmo tempo, um cofre era a melhor maneira de armazenar documentos valiosos, e ainda existem poucas boas alternativas para armazenar documentos e objetos de valor originais.

Mas e se você apenas precisar de cópias? Você pode atender às suas necessidades armazenando cópias eletrônicas com um serviço online ou mantendo dispositivos de armazenamento criptografados (como unidades USB) em vários locais.

Cofres privados são outra opção para armazenamento físico. Essas empresas não bancárias oferecem cofres geralmente disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana e que prometem mais privacidade do que os bancos.

A conveniência pode atraí-lo, mas você precisará avaliar por si mesmo se sua caixa estará segura. Lembre-se de que outras pessoas também têm acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana e podem não estar atendidas na mesma sala que sua caixa.

Custo

O custo de um cofre depende do tamanho. Os preços podem variar de US $ 25 por ano para uma caixa pequena de três por cinco polegadas a US $ 125 por ano para uma caixa maior de dez por dez polegadas.

Outros custos podem ser incorridos, como taxas de atraso no pagamento, taxas de perfuração se a chave for perdida e você precisar do conteúdo rapidamente e taxas para chaves de substituição.

Se você só precisar armazenar alguns documentos e eles puderem ser dobrados, uma caixa de três por cinco provavelmente será boa (muitas caixas têm de 30 a 40 cm de profundidade). Em alguns casos, a taxa de aluguel pode ser dedutível nos impostos. Pergunte ao seu preparador de imposto.

O que manter em um cofre

Os cofres são bons para itens pequenos, importantes e valiosos (incluindo documentos) que você deseja proteger. Esses itens também devem ser itens que você não precisa estar disponível na ponta dos dedos.

  • Certificados de nascimento e adoção
  • Certificados de casamento
  • Cópias de testamentos
  • Cópias da procuração
  • Títulos de veículos
  • Informações sobre investimentos
  • Fotos e negativos
  • Cópias de carteiras de motorista e passaportes
  • Inventários domésticos
  • Informações bancárias e da conta do cartão de crédito
  • Escrituras imobiliárias
  • Informações de identificação do animal de estimação
  • Certificados e títulos de ações
  • Metais preciosos, jóias e colecionáveis ​​que não podem ser segurados
  • Discos rígidos e flash drives com dados importantes
  • Documentos de cidadania
  • Informações sobre seguros
  • Registros de negócios
  • Diplomas
  • Transcrições
  • Garantias imobiliárias
  • Cartões da Segurança Social
  • Registros militares
  • Contratos importantes
  • Registros de imunização
  • Outros itens que você considera insubstituíveis (ou seriam difíceis ou caros de substituir)

Itens que você não deve guardar em seu cofre

Seus documentos estão seguros em um cofre, mas também estão inacessíveis. Portanto, verifique se você tem um plano para obter documentos sensíveis ao tempo quando o banco estiver fechado ou o proprietário da caixa estiver incapacitado.

Dependendo das leis do seu estado, se você alugar a caixa apenas em seu nome, não mantenha itens dentro da caixa de que seus herdeiros precisariam, como sua confiança, vontade ou outros documentos.

Provavelmente, também não é uma boa ideia manter os seguintes itens em seu cofre, principalmente porque você pode precisar deles rapidamente em caso de emergência:

  • Passaportes: As coisas acontecem. Não apenas emergências, mas situações do momento que exigem viagens. Lembre-se de que os documentos importantes são armazenados em uma empresa que só pode ser aberta das 9h às 16h.
  • Testamentos (consulte um advogado sobre originais ou cópias): As leis variam de estado para estado; portanto, você precisará de um advogado local para informar onde guardar originais e cópias. Se o original estiver bloqueado, alguns estados exigem uma ordem judicial para entrar na caixa, o que atrasa tudo e custa dinheiro. Outros estados facilitam o acesso dos membros da família aos cofres.
  • Diretrizes de assistência médica: Os entes queridos não devem ter que tomar possíveis decisões de vida ou morte sem orientação por escrito. Informe seus entes queridos sobre todos os arranjos que você fez e não deixe a única cópia em um local que lhes seja inacessível.
  • Arranjos funerários ou funerários: Se for difícil entrar no cofre ou se ninguém souber que você já fez os arranjos, o processo poderá ser mais doloroso para amigos e familiares. Além do mais, o que você quer e o que seus entes queridos pensam que você quer podem ser duas coisas completamente diferentes.
  • Procuração (POA): Este documento concede a um representante designado o direito de tomar determinadas decisões por você. Não adianta ninguém se a única cópia estiver trancada em uma caixa enquanto você estiver incapacitado. Uma solução é tornar seu POA um co-locatário. Lembre-se de que muitas instituições financeiras não aceitam uma procuração “genérica” porque não podem verificar se ela ainda está em vigor, se foi escrita enquanto você era competente ou a extensão dos poderes do POA. Trabalhe com cada instituição financeira individualmente (usando seus formulários) para configurar as coisas corretamente.
  • Dinheiro: Dinheiro em cofres não é segurado pela Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC). O FDIC garante até US $ 250.000 por depositante por banco, mas cobre apenas o dinheiro que você depositou em contas correntes, poupança e CD, por exemplo. O seguro FDIC não cobre itens em um cofre.
  • Jóias e itens raros e colecionáveis ​​(que você deseja garantir): Novamente, não o FDIC está seguro. Verifique a apólice de seguro do seu proprietário ou locatário para ver se o conteúdo do cofre é coberto. Alguns seguros cobrem roubo, perda ou dano, e sua companhia de seguros também pode oferecer um prêmio mais baixo, pois os itens são mais seguros em um cofre. Outras políticas não cobrem nada.

Saída estratégica

Um cofre pode garantir que apenas você possa acessar o conteúdo, mas um dia sua vida terminará ou você ficará incapacitado. Faça um plano para esses eventos inevitáveis.

Talvez alguém deva saber sobre a existência do seu cofre, embora não necessariamente o conteúdo. Se você deseja que a caixa seja aberta logo após a morte ou a incapacidade, considere adicionar um co-inquilino (apenas se for alguém em quem você confia porque pode acessar a caixa a qualquer momento) ou fazer acordos com seu banco. Você pode nomear um representante ou agente autorizado a abrir a caixa sob certas condições.

 

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