Como empresas de sucesso fazem backup de dados

O backup de dados é crucial para proteger a continuidade do seu negócio. Se o seu único backup estiver em um único computador desktop / laptop ou dispositivo móvel e ele for perdido ou roubado, seus dados comerciais serão perdidos. E ter cópias em papel de dados de negócios não é uma proteção de dados adequada; e se as instalações da sua empresa forem totalmente destruídas ou sofrer inundações graves? Mais uma vez, os dados de que necessita para levar a cabo o seu negócio podem ser irremediavelmente perdidos.

Perda de dados

Parafraseando Paul Simon, existem 50 maneiras de perder seus dados:

• • Uma falha no disco rígido do desktop / laptop ou dano ao seu dispositivo móvel pode tornar seus dados irrecuperáveis
  • Seu computador ou telefone pode ser roubado – invasões de empresas são comuns e, de acordo com as estatísticas do FBI, 97% dos laptops / desktops roubados nunca são recuperados
  • Os dados podem ser excluídos acidentalmente (ou deliberadamente excluídos por um funcionário insatisfeito)
  • Seu computador pode ser sequestrado por malware
  • Suas contas de armazenamento online podem ser hackeadas
  • Um ataque de ransomware pode tornar seus arquivos inacessíveis até que uma taxa substancial seja paga

Um regime de backup de dados é obrigatório

Para proteção de dados adequada, você precisa estabelecer um sistema de backup de dados que siga estas três etapas:

• Faça backup dos dados da empresa regularmente
• Crie backups em mídia confiável ou na nuvem
• Se estiver usando mídia para backups, mantenha os dispositivos em um local seguro e remoto

A regra básica para proteção de dados corporativos é que, se a perda de dados interferir nos negócios, faça backup deles. Os programas de software de desktop podem ser reinstalados se necessário, mas a recuperação dos detalhes das transações ou da correspondência comercial é impossível se esses arquivos forem perdidos ou danificados sem possibilidade de reparo.

Arquivo de dados vs backup de dados

Normalmente, os backups são imagens periódicas de dados de curto prazo para fins de recuperação de desastres. Arquivamento, entretanto, geralmente se refere ao armazenamento de longo prazo de dados que não estão mais em uso regular, mas podem ser restaurados se necessário (por exemplo, um projeto concluído ou dados de um antigo cliente).

Backup de dados críticos de negócios

Existem duas etapas para um backup de dados bem-sucedido;

• Identificar os dados críticos que precisam de backup
• Implementar backups dos dados em uma programação regular

O que precisa estar em um backup de dados? Todos os arquivos que você criou e / ou modificou devem ter backups regulares. Para muitas empresas, isso inclui tudo, desde arquivos de contabilidade até e-mail.

Cada vez mais aplicativos de negócios estão disponíveis por meio da nuvem. No entanto, se você estiver usando aplicativos de desktop (sem navegador), eles podem ser reinstalados da mídia ou baixados, portanto, não é necessário fazer backup.

Armazenamento na núvem

O uso de serviços de backup online facilita o backup de seus dados – o que é apenas um dos motivos pelos quais a computação em nuvem é ideal para pequenas empresas.

Mas os serviços em nuvem ainda podem ser vulneráveis ​​à perda de dados por meio de hackers ou sabotagem de funcionários (considere o caso recente do American College of Education, com sede em Indianápolis, que, após demitir um funcionário de tecnologia da informação, descobriu que antes de sair ele havia alterado as senhas administrativas para o online contas, impedindo o colégio de acessar seus dados).Não é uma má ideia fazer backups locais ocasionais de dados em nuvem.

Backups de dados locais

Se você salvar seus dados localmente (por exemplo, não estiver usando armazenamento em nuvem), poderá simplificar seus backups mantendo todos os arquivos que precisarão ser arquivados em uma única unidade de seu computador. Por exemplo, suponha que você precise fazer backup de arquivos de contabilidade, documentos de processamento de texto, planilhas, fotos e e-mail.

Colocar o Simply Accounting, o Microsoft Office (incluindo o Outlook) e o Paintshop Pro em uma unidade separada ou em uma pasta separada torna mais fácil arquivar todos os arquivos que você criou ou modificou usando esses programas.

Tudo o que você precisa fazer é fazer backup da unidade ou da pasta. Depois de selecionar os dados críticos a serem arquivados, é simples instalar e usar um programa de software de backup para arquivar seus dados de negócios regularmente.

Recomenda-se fazer backup de seus dados todas as noites. Existem muitos programas de software de backup disponíveis que permitem definir uma programação que fará o backup automático de seus dados. O software de backup que também compacta e criptografa arquivos economiza espaço em disco e aumenta a segurança dos dados.

Apenas mantenha seus backups de dados no local se eles estiverem armazenados em um cofre à prova de fogo e indestrutível. Investir em uma unidade de fita ou disco rígido externo e seguir meticulosamente uma programação regular de backup de dados não ajudará se todas as suas cópias de backup de dados estiverem em um só lugar e esse lugar for atingido por um desastre.

Para ficar realmente seguro, seus backups devem ser armazenados externamente. (O backup em nuvem não elimina totalmente essa preocupação, mas certamente é melhor do que muitos locais físicos.)

Algumas empresas mantêm seus backups de dados em caixas de segurança em bancos. A taxa de uma caixa de segurança é dedutível de impostos se você precisar de um incentivo adicional.

Outros proprietários de pequenas empresas mantêm várias cópias de backup de seus registros nas casas de diferentes amigos ou familiares. Realmente não importa onde você escolha mantê-los, contanto que o site que você escolheu para backup de dados fora do local seja seguro e você tenha acesso regular a ele.

Serviços de backup online

Para segurança máxima, certifique-se de usar senhas fortes, altere-as regularmente e certifique-se de que os arquivos de backup sejam criptografados (como o armazenamento em nuvem é compartilhado, os provedores de nuvem normalmente criptografam os dados do usuário).

Unidades USB (polegar)

Os dispositivos USB estão constantemente aumentando em capacidade e são ideais para backups de dados rápidos. Embora não tenham a capacidade de discos rígidos externos, eles têm taxas de transferência de dados rápidas e são altamente portáteis. Você pode facilmente fazer backup dos dados em uma unidade USB e levá-los para um local externo. Como não possuem peças móveis, as unidades USB são muito confiáveis.

Discos rígidos externos

Para pequenas empresas, comprar e usar um disco rígido externo para backups de dados é o método recomendado. Os discos rígidos externos são baratos em comparação com os sistemas de unidade de fita. Eles também são fáceis de usar; simplesmente conecte o disco rígido à porta USB do seu computador. A maioria dos discos rígidos externos vem com software de backup.

Armazenamento de rede local (LAN)

Se você tiver uma rede local (LAN), também poderá fazer backup dos arquivos em outro computador ou servidor. No entanto, se a máquina de backup residir no mesmo local, pode ser vulnerável a roubo ou danificada por incêndio ou inundação. Para evitar roubo, um servidor pode ser instalado em uma gaiola, gabinete ou armário trancado.

Armazenamento de fita

Se você tem grandes quantidades de dados para fazer backup (ou deseja fazer e reter arquivos de dados completos regulares para armazenamento de longo prazo), os backups em fita são a melhor opção. Eles são altamente confiáveis ​​e podem armazenar grandes quantidades de dados.

Faça backup ou arrisque perdê-lo

Não corra o risco de perder seus dados de negócios. A melhor defesa contra esse desastre é a proteção adequada dos dados. Ao criar um sistema de backup que inclui o arquivamento e o backup regular e adequado dos dados de sua empresa, você garantirá que sua empresa será capaz de resistir a qualquer tempestade que enfrentar e seguir em frente. Lembre-se – você nunca pode ter muitos backups de dados!