Como proteger os ativos digitais da sua empresa

É o século 21, e tudo é digital, ou seja, online. Em sua empresa, você possui ativos digitais nos quais talvez não tenha pensado. Esses ativos, como todos os ativos de sua empresa, são valiosos e devem ser protegidos.

O que são ativos digitais? 

Sua empresa possui ativos – coisas de valor. Esses ativos incluem tudo, desde dinheiro e contas a receber, passando por equipamentos e veículos comerciais, até terrenos e edifícios.

Seu contador provavelmente incluiu o custo e o valor atual de seus ativos em seu balanço, mas talvez eles tenham se esquecido dos ativos digitais.

Ativos digitais são ativos que existem online. Alguns de seus ativos digitais podem existir em seus próprios servidores ou podem estar “na nuvem”. Os ativos digitais incluem:

Fotos de negócios que você criou. Eles podem ser fotos de sua empresa ou processos de negócios. São ativos porque podem ser vendidos.

Sites ou blogs de negócios. O conteúdo tem valor e a “aparência” do site pode ser valiosa se for uma marca registrada.

Processos de negócios  (em planilhas, por exemplo) que seus funcionários desenvolveram e que podem ser duplicados e vendidos.

Aplicativos que sua empresa criou para vender ou para seu próprio uso.

Listas de contatos de e- mail e listas de clientes ou clientes , incluindo listas de mala direta de boletins informativos, têm valor porque podem ser vendidas.

As assinaturas de periódicos online têm valor para o período da assinatura.

Propriedade intelectual – material com direitos autorais, marcas registradas ou marcas de serviço (o logotipo de sua empresa, por exemplo), patentes. Esses ativos podem existir em formato de papel, mas na maioria das vezes são apenas digitais.

Produtos em uma loja online , que fazem parte do estoque da sua empresa. Eles devem estar sob seu controle, mesmo se estiverem armazenados online. Se você for um vendedor da Amazon , por exemplo, os produtos podem estar em seu depósito, mas você consegue a venda.

Por que os ativos digitais são importantes? 

Como todas as coisas valiosas de sua empresa, os ativos digitais são muito benéficos para ela.

Você pode reivindicar despesas relacionadas à compra e uso de ativos na declaração de imposto de renda de sua empresa. O custo de ativos de curto prazo (suprimentos, por exemplo) pode ser considerado uma despesa imediatamente, enquanto o custo de ativos de longo prazo (aqueles com duração de pelo menos um ano) pode ser contabilizado como despesa ao longo do tempo (seja por depreciação ou amortização).

Você pode vender muitos desses ativos ou licenciá-los enquanto ainda os possui.

Os ativos são valiosos para os investidores ou para alguém que está comprando sua empresa . O valor que alguém pode pagar para comprar sua empresa depende em grande parte do valor dos ativos da empresa.

Alguns ativos digitais, como listas de clientes ou listas de assinantes de boletins informativos, são particularmente úteis para estabelecer boa vontade. O valor do goodwill do ponto de vista contábil e de avaliação é baseado nessas listas.

Proteger registros contábeis e de funcionários on-line significa que eles estão disponíveis para auditorias. Não ter registros contábeis significa que você não poderá provar as deduções de despesas. Não ter registros de funcionários pode significar que você está em risco de multas e penalidades.

Por onde começo a proteger meus ativos digitais? 

Localizar e listar. Comece fazendo uma lista abrangente de todos esses ativos. Use a lista acima como ponto de partida, mas seja criativo. Pense em qualquer coisa que você tenha online ou no servidor da sua empresa que possa ser valiosa. Você está procurando coisas que são proprietárias (que são de sua propriedade), coisas que ninguém mais tem e pode querer comprar – ou levar. Considere esses ativos digitais como possíveis itens para venda. O que você gostaria ou consideraria valioso se estivesse comprando esta empresa?

Estabeleça propriedade e valor. Veja os ativos digitais que você listou. Quem os possui? Antes que você possa proteger esses ativos, a propriedade específica deve ser estabelecida. Por exemplo, você pode provar que sua empresa possui e-mails de funcionários ou listas de e-mail? Consulte um advogado para redigir as políticas que estabelecem a propriedade.

Embora possa ser difícil definir um valor específico para alguns dos ativos digitais de sua empresa, é uma boa ideia ter uma ideia desse valor mais cedo ou mais tarde. Sim, o valor desses ativos digitais pode continuar mudando, conforme você adiciona clientes à sua lista ou páginas do seu site ou faz atualizações nos processos, mas um valor de referência pode ser definido por meio de avaliação. Encontre um  avaliador de negócios  que possa lhe dar uma estimativa agora. É muito mais fácil valorizar algo que existe do que algo que foi roubado ou destruído por um desastre como uma enchente ou incêndio.

Se você tem produtos que está vendendo por meio de um vendedor online como Amazon ou eBay, leia o contrato para garantir que você mantenha a propriedade.

Crie acordos de proteção. Proteja seus ativos digitais por meio de acordos com quem pode roubá-los. Considere fazer com que funcionários, clientes e consultores assinem acordos de sigilo. Esses acordos alertam outras pessoas de que o roubo de ativos digitais pode resultar em ação legal.

Registre sua propriedade. Muitos ativos digitais podem ser registrados, para dizer ao mundo sobre sua propriedade. Fotos de negócios, processos e o conteúdo de sites e blogs podem ser protegidos por direitos autorais. Ativos digitais como logotipos e designs podem ser marcas registradas.  E não se esqueça de patentes de processos.

Planeje para o futuro. O que acontecerá com os ativos digitais da sua empresa se algo acontecer com você? Inclua seus ativos digitais nos contratos da sua empresa. Por exemplo, ativos digitais pertencentes a uma parceria precisam ser contabilizados no contrato de parceria , junto com outros ativos. Se você tiver uma pequena empresa familiar ou individual, inclua esses ativos em seus  planos de sucessão.

Cópia de segurança! É importante encontrar um sistema de ackup para proteger todos os seus ativos digitais. Ter um backup de um backup não é loucura. Você também pode querer um backup do disco rígido e um backup online para ter certeza.

Finalmente, estabeleça protocolos para proteger ativos digitais

Agora que você configurou seu sistema de gerenciamento de ativos digitais , documente-o. Configure tarefas contínuas específicas para backups e cronogramas para revisões e atualizações.

Grande parte do seu negócio está online; mantê-lo funcionando bem protegendo esses ativos digitais on-line.